Mit der Einführung des DMS sollte als erstes Ziel das enorme Papieraufkommen im Unternehmen beseitigt werden. Bei wöchentlich rund tausend Eingangsrechnungen und den noch zahlreicheren Wareneingangsbelegen waren viele Quadratmeter Lagerfläche und Archivräume im Keller mit Papierordnern belegt. Weiterhin sollte mehr Transparenz und Kontrolle beim Durchlauf der Rechnungen geschaffen werden. Hinzu kam, dass immer mehr Kunden einen elektronischen Austausch der Belege wünschten. Wichtigstes Kriterium bei der DMS-Auswahl war jedoch die Schnittstelle zum ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Außerdem konnten die guten Referenzen des DocuWare-Partners überzeugen.
Dokumenten-Zugriff aus der gewohnten Oberfläche
Seit Herbst 2017 wird das DMS in der Finanzbuchhaltung und allen Fachabteilungen zur Rechnungseingangsprüfung eingesetzt. In der Finanzbuchhaltung wurden alle Arbeitsplätze mit einem zweiten Monitor ausgestattet, für das Scannen der Belege wurden zusätzliche Geräte angeschafft. Heute arbeiten insgesamt 150 Mitarbeiter mit DocuWare, neben der Zentrale in Jettingen sind auch weitere Standorte in das DMS eingebunden. Mit der Scanfunktion werden so sämtliche rechnungsrelevanten Belege wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Schriftwechsel automatisch verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Die Mitarbeiter können aus ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche heraus bequem auf das Archiv zugreifen.
Alle eingehenden Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine werden mit Barcode versehen, gescannt und im elektronischen Rechnungskorb abgelegt. Damit beginnt ein Workflow. Die Rechnungen werden von der Buchhaltung oder dem Controlling dem jeweils zuständigen Ansprechpartner in einer Fachabteilung zugewiesen und erscheinen daraufhin sofort in dessen Aufgabenliste. Dieser prüft sie und kann dabei ohne langes Suchen direkt auf alle dafür notwendigen Belege im zentralen Dokumenten-Pool zugreifen und bei Fehlern sofort reklamieren. Mit einem Klick gibt er eine Rechnung anschließend frei oder lehnt sie ab und schickt sie damit zurück zur Buchhaltung. Falls freigegeben, wird sie dort nach steuerlichen Kriterien geprüft, anschließend gebucht und bezahlt. Damit ist der Workflow beendet, die Rechnung revisionssicher archiviert und jeder Vorgang automatisch dokumentiert.
Transparenz auf allen Ebenen
Für die Prüfung von Rechnungen müssen die Mitarbeiter nun wesentlich weniger Arbeitszeit opfern. Mahnungen gehören der Vergangenheit an und selbst bei kurzen Zahlungsfristen werden angebotene Skonti genutzt. Die Verantwortlichen können sich außerdem jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen verschaffen, die sich im Umlauf befinden, und feststellen, welche Rechnungssumme noch offen ist. Und durch die Volltextsuche lassen sich beispielsweise bei einer Betriebsprüfung dem Prüfer alle notwendigen Belege mit nur wenigen Mausklicks zur Verfügung gestellt werden.
LUDO FACT plant einen Ausbau des Systems. Dazu gehört ein Vertragsmanagement, bei dem die Integration des DMS in SharePoint eine wichtige Rolle spielen wird.
