Der Diplomkaufmann, der vorher bereits in Geschäftsleitungen von Verbänden gearbeitet und Digitalisierungsstrategien umgesetzt hatte, sah in einem Dokumentenmanagement-System das adäquate Instrument, um in dem komplexen Beziehungsgefüge des LSVS viele Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Bei der Softwareauswahl entschied sich der LSVS aufgrund der Benutzerfreundlichkeit für DocuWare. Wichtig war dem LSVS die Benutzerfreundlichkeit und dass die Cloud-basierte Lösung alle erforderlichen Werkzeuge bietet. Die Sicherheit eines Rechenzentrums mit mehrfach gespiegelten Daten sowie der gewährleistete Datenschutz seien laut Jürgen Lässig in dieser Qualität mit einer eigenen Serverlösung kaum realisierbar.

Cloud-Entscheidung rechtzeitig vor Corona

Die Pandemie hat die Cloud-Strategie eindrucksvoll bestätigt: Die Arbeit vom Homeoffice aus wäre vorher undenkbar gewesen. Auch das beim LSVS eingesetzte ERP-System Odion läuft in der Cloud. Die Buchführung und Abschlusserstellung haben der Landesverband und die Fachverbände an insgesamt fünf verschiedene Steuerkanzleien ausgelagert, wobei sich inzwischen die meisten bei einer Kanzlei konzentrieren.

Vielseitige Verwendung

Die Prozesse für die Rechnungsbearbeitung wurden vom Projektbeginn im Sommer 2019 bis Ende 2020 in allen Fachverbänden mit DocuWare digitalisiert. Dabei waren für jeden einzelnen Verband Besonderheiten zu beachten. Manche regeln die Rechnungsfreigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip, bei anderen sind acht Augen erforderlich. Auch die Eskalationsstufen werden unterschiedlich definiert, ebenso die Vertretungsregelungen. Alle Rechnungen gelangen über E-Mail-Funktionsadressen in die entsprechenden – insgesamt ca. 100 – DocuWare-Briefkörbe, wo sie, entsprechend den individuell festgelegten Regeln, weitergeleitet und bearbeitet werden. In der Buchhaltungsabteilung des Landesverbandes werden die Rechnungen – entsprechend den in der Datev-Software der Steuerkanzleien verwendeten Kontenrahmen – vorkontiert, bevor sie an die Kanzleien übermittelt werden.

Das Personalmanagement, wo alle relevanten Personalunterlagen archiviert sind, ist ein weiteres Einsatzgebiet. Im Vertragsmanagement werden Verträge, wie etwa für Mietobjekte, entsprechend den zu beachtenden Fristen mit Wiedervorlage verwaltet. In einem allgemeinen Archiv werden unter anderem die Satzungen, Beschlüsse und Protokolle von Mitgliederversammlungen verwaltet.

Mit DocuWare verfügt der Landessportverband für Saarland über ein Digitalisierungstool für vielfältige Aufgaben. Für eine so komplexe Organisation sind die Möglichkeiten zu einem bis ins Detail differenzierten Berechtigungsmanagement von großer Bedeutung. Jeder Fachverband und jeder Funktionsträger haben ihre spezifischen Zugriffsrechte. Mit DocuWare lassen sich Aufgaben delegieren, während gleichzeitig der Dachverband die Kontrolle über die Prozesse behält.

Als nächstes Projekt hat Jürgen Lässig die Verwaltung der Zutrittskarten für die Anlagen und Räumlichkeiten auf dem Gelände des LSVS geplant. Dann kann jedes Mitglied seine Zutrittskarten selbst verwalten und rechtzeitig verlängern, bevor die Gültigkeit abläuft.