Remote-Installation – kein Problem mit DocuWare
Bei der Implementierung ging der DocuWare Partner systematisch vor: Nach der Definition aller Anforderungen erstellte man zunächst eine Konfigurationsentwicklung als Basis für ein Pilotsystem, welches man nach der erfolgreichen Endabnahme live stellte. Die Daten des Altsystems wurden in diesem Zuge ebenfalls migriert. Eine Besonderheit war, dass der ebenfalls in Lettland ansässige DocuWare Partner sowohl Installation als auch Einrichtung komplett remote durchführte: Ein persönliches Treffen erfolge erst zur Anwenderschulung. Eingehende Dokumente werden heute je nach Format entweder gescannt oder direkt in elektronischer Form an DocuWare übergeben, beispielsweise wenn sie als E-Mail-Anhang empfangen werden. Standardisierte Unterlagen, etwa Lieferantenbelege, indexiert DocuWare anhand des Dokumenteninhalts automatisch. Im Falle von Eingangsrechnungen beginnt im Anschluss der Freigabe-Workflow. Dabei legt die Lösung fallbasiert die jeweils richtigen Workflow-Schritte fest und übermittelt die Rechnungen nacheinander an die zuständige Abteilungsleitung, das Controlling und das Rechnungswesen. Im letzten Schritt übergibt DocuWare die relevanten Rechnungsinformationen an das Buchhaltungssystem iScala, so dass die entsprechenden Datensätze dort von den Buchhaltern ohne weiteren Aufwand gebucht werden können. Der Workflow für andere Dokumente, wie etwa Lieferantenverträge, verläuft ähnlich, teilweise sogar mit Einbindung einer elektronischen Signatur für Freigaben.
Automatische Arbeitsschritte = mehr Effizienz
Heute arbeiten alle 50 Mitarbeiter der Linstow-Gruppe mit DocuWare. Die Lösung sorgt dafür, dass sämtliche Projektunterlagen sicher und schnell im digitalen Dokumenten-Pool abgelegt und später auf einfache Art und Weise wiedergefunden werden. Ebenso können projektrelevante Dokumente auf Knopfdruck mitsamt der DocuWare Suchfunktion exportiert und an externe Firmen übergeben werden, beispielsweise nach dem endgültigen Abschluss eines Bauvorhabens. Aber auch interne Abläufe und Freigabeprozesse sind mittlerweile viel besser kontrollierbar. Wo Mitarbeiter früher Kostenaufteilungen auf verschiedene Projekte umständlich in Excel dokumentieren mussten, werden Rechnungsbeträge heute direkt im digitalen Workflow aufgesplittet und entsprechend an das Buchhaltungssystem übermittelt. Dadurch spart sich das Unternehmen viele manuelle Arbeitsschritte und arbeitet schneller und effizienter.
