Alle Anforderungen erfüllt
Nachdem das Unternehmen vier verschiedene Dokumentenmanagement-Systeme getestet hatte, fiel die Wahl schnell auf DocuWare – aufgrund der hohen Flexibilität sowie der verschiedenen Integrationsmöglichkeiten, insbesondere in das ERP-System Sage X3.
„DocuWare ist die einzige Software, die unsere internen Anforderungen durch die verschiedenen Schnittstellen und die flexiblen Einsatzszenarien vollständig erfüllen konnte", ergänzt Julien Brunel. „Wir wollten schnell die Lösung selbst konfigurieren können, um sie nach unseren Bedürfnissen weiterzuentwickeln.“
Nach einer Pilotphase mit vier Usern nutzt nun die gesamte Belegschaft DocuWare, die Lösung wurde sehr schnell akzeptiert. Besonders die intelligente Indexierung, die Listen, die die alten Papierablagen ablösen, und die reibungslose Synchronisation mit dem ERP Sage X3 kommen dabei sehr gut an. Insgesamt wurden bereits mehr als 650.000 Dokumente digitalisiert und archiviert.
Einbindung internationaler Standorte geplant
Das reibungslose Zusammenspiel von DocuWare und dem ERP-System, das einen Echtzeit-Einblick in den Auftrags- und Lagerstatus in DocuWare ermöglicht, ist ein weiterer wichtiger Vorteil. Da die Muttergesellschaft des Unternehmens mit der Lösung und dem papierlosen Arbeiten sehr zufrieden ist, plant sie nun die Ausweitung auf die internationalen Standorte des Konzerns. Ein leicht umsetzbarer Schritt, da DocuWare in über 100 Länder vertrieben wird und in 24 Sprachen verfügbar ist.