Das vor über 30 Jahren gegründete Unternehmen Liftasud mit sieben Niederlassungen in Frankreich vertreibt und installiert Heizungs-, Lüftungs- und Klimasysteme. Der Mittelständler mit 70 Mitarbeitenden beschäftigt sich seit 2018 mit der digitalen Transformation und entschied sich im Zuge dessen für eine komplett papierlose Arbeitsweise und damit einhergehend für die Digitalisierung aller Dokumente. Das Ziel: Papier in allen Abteilungen Schritt für Schritt reduzieren, um die Prozesse in den Bereichen Verkauf, Buchhaltung/Einkauf, Verwaltung und Vertrieb zu optimieren.

Dieses Vorhaben umfasst insbesondere Kunden- und Lieferantenrechnungen, Angebote, Kundenanfragen und -aufträge, rechnungsbezogene Dokumente (Frachtbriefe, Retourenscheine, Gutschriften) sowie Verträge und Anträge für KFZ-Zulassungen.

Vom Scannen der Papierdokumente über die digitale Verarbeitung und den Import in die Buchhaltungssoftware Sage X3, die Validierung im Rahmen digitaler Workflows bis hin zur elektronischen Signatur von Lieferscheinen auf Tablets sind alle Unternehmensprozesse nun zu 100 Prozent digital.

In dieser Hinsicht ist Liftasud ein Pionier. Geschäftsführer Julien Brunel erklärt: „Nach einer kurzen Einführungsphase 2019 war die DocuWare Lösung während der Corona-Pandemie voll einsatzfähig. Unsere Teams konnten das Tool im Home-Office bereits nutzen, sodass wir auch auf dem Höhepunkt der Pandemie ohne Unterbrechungen unserem Arbeitsalltag nachgehen konnten. Das ist umso bemerkenswerter, wenn man bedenkt, dass wir an mehreren Standorten in Frankreich ansässig sind.“