Solange die Dokumente hingegen per Hauspost oder E-Mail hin- und hergeschickt wurden, verzögerte sich ihre Freigabe unnötig. Genau hier wollte man ansetzen und sowohl die Abläufe innerhalb der Teams als auch abteilungsübergreifend vereinfachen. Darüber hinaus sollten Prüfprozesse besser nachvollziehbar sein. Ausschlaggebende Argumente für DocuWare waren das Leistungsspektrum und die einfache Bedienung, sowie die kompetente Beratung des DocuWare-Partners und die gute Internet-Präsenz des Anbieters mit aktiver DocuWare-Community und Referenzberichten.
In zwei Projektstufen zum Erfolg
Die erste Projektstufe bezog sich auf die Auftragsverwaltung, in der man seither alle kaufmännischen Belege wie Auftragsdokumente, Lieferscheine, Bestellungen oder Rechnungen digital archiviert. Ein Workflow sorgt für die schnelle Prüfung der Eingangsrechnungen. Die zweite Projektstufe umfasste im Anschluss daran die Entwicklungsabteilung: Ein digitaler Projektordner erleichtert nun die Arbeit. DocuWare ist sowohl in Outlook als auch in die hauseigene Verwaltungsdatenbank integriert, aus der Belege mit nur wenigen Mausklicks im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden. Nur wenige, per Post eingehende Dokumente werden noch gescannt. Vom Lastenheft eines Kunden über sämtliche Spezifikationen, Zeichnungen, E-Mails, Kalkulationen, Terminplänen und dem gesamten Schriftverkehr bis hin zu den Vertragswerken – alles steht nun für den schnellen Zugriff am Rechner bereit. Heute arbeiten über hundert Mitarbeiter der Ingenieurgesellschaft mit dem DMS.
Transparente Freigabeprozesse
Zur schnelleren Freigabe der von den Projektteams erarbeiteten Spezifikationen wurde ein einfacher Workflow eingerichtet. Darin erhalten Mitarbeiter, ganze Teams oder auch der Projektleiter die Unterlagen zur Prüfung in digitalen Aufgabenlisten. Von dort steuern sie den Dokumenten-Workflow mit Hilfe elektronischer Stempel. Erst nach der Freigabe verwenden weitere Teammitglieder die Unterlagen für ihre Projektarbeit. Der genaue Freigabeverlauf wird dabei stets in DocuWare dokumentiert und kann jederzeit nachverfolgt werden. Freigaben sind seitdem deutlich schneller und transparenter geworden. Damit hat das Unternehmen nicht nur seinen jährlichen Papierbedarf zugunsten der Umwelt reduziert. Zudem kann jeder Mitarbeiter sofort und wenn nötig gleichzeitig mit anderen auf alle wichtigen Dokumente zugreifen – auch von unterwegs beim Kunden. Gültige Dokumente sind auf einen Blick erkennbar, ungültige ebenso. Das DMS-Projekt bei Lachmann und Rink wird deshalb zügig weiter ausgebaut. Als Nächstes steht der Einsatz im Vertrieb auf der To-Do-Liste. Auch die Geschäftsleitung will die Vorteile der Lösung in Zukunft nutzen.
