Dafür hat KWA in den letzten Jahren technisch aufgerüstet. Mit der Einführung von SAP wurden sämtliche Arbeitsabläufe verschlankt und optimiert. Nur Papier kam noch zu häufig zum Einsatz. Erst mit Einführung des DMS wurden die Prozesse digitalisiert, erklärt der Leiter Rechnungswesen. „Nachhaltigkeit steht bei uns im Fokus. Jährlich rund 400 Aktenordner Papierdokumente wollen wir damit künftig sparen.“
Gesucht war ein System, mit dem sich abteilungsübergreifend arbeiten lässt. Neben der Fachkompetenz des DocuWare Partners waren vor allem die zertifizierten Schnittstellen zu den bereits vorhandenen Systemen SAP Finance, SP_Data Personalsoftware, Vivendi NG und SFirm das ausschlaggebende Argument bei der Auswahl. Für die Cloud-Lösung entschied sich das Unternehmen wegen der einfachen Handhabung, dem geringen Wartungsaufwand sowie den moderaten Kosten. Auch im Homeoffice lässt sich damit einfach arbeiten. Alle Prozesse und Systeme wurden vor Einführung durch den externen Datenschutzbeauftragten von KWA geprüft und freigegeben.
Sichere digitale Patientenakte
In der KWA-Klinik wurde mit der DMS-Einführung begonnen. Sobald Leistungen für einen Patienten erbracht werden, entsteht die digitale Patientenakte: Sämtliche Dokumente wie Patientendaten, Arztbriefe, Röntgenbilder oder Medikamentierung, die früher in Papierform gesammelt wurden, werden in DocuWare gespeichert und stehen – durch ein Rollenkonzept sicher geregelt – sofort allen Berechtigten bereit. In der Abteilung Rechnungswesen ist DocuWare in das SAP Finance integriert. Von dort werden alle Belege mit Knopfdruck automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Als Nächstes wurde ein vorkonfigurierter Workflow zur Rechnungsprüfung installiert, in den alle 18 Standorte und Abteilungen eingebunden sind. Alle Rechnungen per Post oder Mail werden in DocuWare gespeichert und automatisch verschlagwortet. Damit startet der Workflow. Der Buchhalter ordnet die Rechnung der entsprechenden Abteilung zu. Dort wird sie am PC vom Besteller und anschließend von dessen Vorgesetzten geprüft und mit einem elektronischen Stempel freigegeben. Damit erscheint die Rechnung wieder in der Aufgabenliste des Buchhalters, der sie zur Zahlung freigibt. Damit endet der Workflow. Mit einem Knopfdruck wird die Rechnung automatisch an SAP Finance übermittelt, dort gebucht und anschließend bezahlt.
18 Standorte werden eingebunden
Durch DocuWare haben sich sowohl die Bearbeitungs- als auch die Zugriffszeiten deutlich reduziert. Christoph Burkhardt: „Wir sind schneller, aber auch nachhaltiger geworden. In der Verwaltung werden so mittelfristig Kosten gespart.“ Besonders gefällt Burkhardt, dass er jederzeit und von jedem Ort auf das System zugreifen kann, um sich etwa über den Stand von Freigaben zu informieren. „Das ganze Papier ist weg, ich muss nichts mehr suchen.“ Künftig sollen deshalb weitere Bereiche wie Personal, Pflege, Wohnstift, Fuhrpark oder Vertragswesen, die bisher fast ausschließlich noch mit Papier arbeiten, vom DMS-Einsatz profitieren. Das Ziel: Bis zum Jahresende sollen alle 18 Standorte von KWA in das System integriert sein.
