Digitalisierung bietet heute Unternehmen jeder Größe und aller Branchen zahlreiche Vorteile und macht sie wettbewerbsfähig. Nehmen auch Sie an der Digitalisierung teil.
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Lesen Sie alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.
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Über Technologie
Dokumentenmanagement Enterprise Content Management Workflow Management Archivierung Ihr Einstieg in die Cloud Digital WorkplaceÜber den Arbeitsplatz
Papierloses Büro Eingangsrechnung Digitale Personalakte Arbeitsabläufe automatisieren Compliance-Anforderungen einhaltenErleben Sie die neue Dynamik im Business. Mit digitalem Dokumenten-Management und Software zur Workflow-Automation – zugeschnitten auf die Prozesse, die den Erfolg Ihres Unternehmens ausmachen.
Lösungen
DocuWare ermöglicht es allen Unternehmen, Geschäftsinformationen und -prozesse zu digitalisieren, zu sichern und zu automatisieren. Flexibel einsetzbar und flexibel konfigurierbar passt sich DocuWare perfekt an Ihr Unternehmen an.
Die Plattform
Produkt-Highlights
DocuWare bietet Unternehmen jeder Größe und aller Branchen – von der Fertigung und dem Einzelhandel über das Gesundheitswesen bis hin zu Behörden – digitales Dokumenten-Management und automatisierte Workflows.
Empfohlene Referenz
Die Bäckerei Pappert hat mit DocuWare Cloud einen durchgängigen Prozess für die Rechnungsbearbeitung eingerichtet, der das gesamte Unternehmen und jede einzelne Filiale einbezieht.
Referenz: Handel / Großhandel
Finden Sie weitere KundenreferenzenRund um den Großraum München betreibt die Konrad GmbH acht Kfz-Fachmärkte, ihr Hauptsitz ist Geretsried. Vom Ersatzteilhandel bis hin zur Ausrüstung von Werkstätten sowie der Vermietung von Fahrzeugausstattung bietet die Firma Konrad ihren Kunden auch online ein umfassendes Angebot. Das Unternehmen beschäftigt ca. 160 Mitarbeiter.
In einer äußerst innovativen Branche muss sich die Konrad GmbH als Autoteilehändler immer wieder neuen Trends und Herausforderungen stellen. Dies gilt nicht nur für das Angebot an Ersatzteilen und Dienstleistungen gegenüber den Kunden, sondern auch für Organisation und Verwaltung des eigenen Unternehmens. Zur Optimierung der Geschäftsprozesse ist bei Konrad neben der auf Basis von Microsoft Dynamics NAV 2018 implementierten Branchenlösung Automotive-IT seit Anfang 2019 ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System im Einsatz.
Mit dem DMS wollte man vor allem den hohen gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und Unveränderbarkeit der kaufmännischen Belege gerecht werden. Geschäftsführer Dino Konrad entschied sich auf Rat seines Systemhauses für die vorkonfigurierte Cloud-basierte Lösung für Rechnungsverarbeitung von DocuWare. Der Unternehmer hebt hervor, dass die Archivierung der Belege sofort funktioniert hat. Das vorher eingesetzte DATEV-Archiv konnte damit erfolgreich abgelöst werden.
DocuWare bietet uns neben der revisionssicheren Archivierung der kaufmännischen Belege einen schnellen Zugriff auf die gesuchten Dokumente, unterstützt durch eine intelligente Indexierung. Der Einsatz des vorkonfigurierten Workflows ergänzt die Software zu einer innovativen DMS-Plattform.
Dino Konrad
Geschäftsführer, Konrad GmbH, Geretsried
DocuWare ist über eine Schnittstelle direkt an das ERP-System des Autoteilehändlers angebunden. Alle dort erstellten kaufmännischen Belege werden übernommen, automatisch indexiert und revisionssicher archiviert. Kontierungs- und Rechnungsinformationen werden zur Weiterverarbeitung in die Finanzbuchhaltung übertragen. Alle berechtigten Mitarbeiter können so von ihrer gewohnten Arbeitsumgebung aus auf die Belege im zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.
Für eine schnelle und zuverlässige Prüfung sämtlicher Eingangsrechnungen wurde außerdem ein vorkonfigurierter Workflow implementiert. 90 Prozent der jährlich rund 28.000 Rechnungen treffen bereits in elektronischer Form im Unternehmen ein. Diese werden dabei sofort automatisch vom Microsoft Exchange Server abgeholt, indexiert und in DocuWare revisionssicher abgelegt. Papierrechnungen werden gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und ebenfalls archiviert. Damit beginnt der Workflow. Die Rechnungen werden in der Finanzbuchhaltung kontiert und erscheinen anschließend in der Aufgabenliste des Fach- oder Kostenstellenverantwortlichen, der diese freigibt. Vorteilhaft ist, dass die Prüfung zeitnah erfolgt und keine Rechnung mehr verloren geht. Da Dino Konrad als Geschäftsführer häufig unterwegs ist, gefällt ihm besonders, dass er die Dokumente nicht nur am PC, sondern auch per iPad oder Smartphone zur Bearbeitung aufrufen und freigeben kann. Neben der einfachen Archivierung der kaufmännischen Belege schätzt Dino Konrad vor allem den schnellen Zugriff auf die Dokumente. Dank der Volltextsuche genügen ein paar Klicks, um beispielsweise den aktuellen Preis für Kältemittel in den Rechnungen zu recherchieren. Diese Funktion nutzen die Mitarbeiter sehr häufig, überhaupt kommen sie mit den Arbeitsabläufen mittlerweile sehr gut zurecht. Das Dokumentenmanagement-System habe aber für sein Unternehmen noch einige weitere, bisher ungenutzte Vorteile zu bieten, betont der Geschäftsführer. Den DocuWare-Einsatz plant Dino Konrad deshalb in Zukunft Schritt für Schritt auszubauen.