Digitale Transformation
Lösungen
Die Plattform
Über DocuWare
Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Referenz: Handel / Großhandel

Finden Sie weitere Kundenreferenzen

Um in der Finanzbuchhaltung gesetzeskonformes Dokumenten-Management zu garantieren, hat Autoteilehändler Konrad eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung eingeführt. Ein integrierter Workflow optimiert die Prüfung der Eingangsrechnungen.

Rund um den Großraum München betreibt die Konrad GmbH acht Kfz-Fachmärkte, ihr Hauptsitz ist Geretsried. Vom Ersatzteilhandel bis hin zur Ausrüstung von Werkstätten sowie der Vermietung von Fahrzeugausstattung bietet die Firma Konrad ihren Kunden auch online ein umfassendes Angebot. Das Unternehmen beschäftigt ca. 160 Mitarbeiter.

In einer äußerst innovativen Branche muss sich die Konrad GmbH als Autoteilehändler immer wieder neuen Trends und Herausforderungen stellen. Dies gilt nicht nur für das Angebot an Ersatzteilen und Dienstleistungen gegenüber den Kunden, sondern auch für Organisation und Verwaltung des eigenen Unternehmens. Zur Optimierung der Geschäftsprozesse ist bei Konrad neben der auf Basis von Microsoft Dynamics NAV 2018 implementierten Branchenlösung Automotive-IT seit Anfang 2019 ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System im Einsatz.

Mit dem DMS wollte man vor allem den hohen gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und Unveränderbarkeit der kaufmännischen Belege gerecht werden. Geschäftsführer Dino Konrad entschied sich auf Rat seines Systemhauses für die vorkonfigurierte Cloud-basierte Lösung für Rechnungsverarbeitung von DocuWare. Der Unternehmer hebt hervor, dass die Archivierung der Belege sofort funktioniert hat. Das vorher eingesetzte DATEV-Archiv konnte damit erfolgreich abgelöst werden.

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Verwaltung |Vertrieb
Deployment:
Cloud
Integration:
MS Dynamics NAV 2018

DocuWare bietet uns neben der revisionssicheren Archivierung der kaufmännischen Belege einen schnellen Zugriff auf die gesuchten Dokumente, unterstützt durch eine intelligente Indexierung. Der Einsatz des vorkonfigurierten Workflows ergänzt die Software zu einer innovativen DMS-Plattform.

Dino Konrad
Geschäftsführer, Konrad GmbH, Geretsried

DocuWare ist über eine Schnittstelle direkt an das ERP-System des Autoteilehändlers angebunden. Alle dort erstellten kaufmännischen Belege werden übernommen, automatisch indexiert und revisionssicher archiviert. Kontierungs- und Rechnungsinformationen werden zur Weiterverarbeitung in die Finanzbuchhaltung übertragen. Alle berechtigten Mitarbeiter können so von ihrer gewohnten Arbeitsumgebung aus auf die Belege im zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.

Für eine schnelle und zuverlässige Prüfung sämtlicher Eingangsrechnungen wurde außerdem ein vorkonfigurierter Workflow implementiert. 90 Prozent der jährlich rund 28.000 Rechnungen treffen bereits in elektronischer Form im Unternehmen ein. Diese werden dabei sofort automatisch vom Microsoft Exchange Server abgeholt, indexiert und in DocuWare revisionssicher abgelegt. Papierrechnungen werden gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und ebenfalls archiviert. Damit beginnt der Workflow. Die Rechnungen werden in der Finanzbuchhaltung kontiert und erscheinen anschließend in der Aufgabenliste des Fach- oder Kostenstellenverantwortlichen, der diese freigibt. Vorteilhaft ist, dass die Prüfung zeitnah erfolgt und keine Rechnung mehr verloren geht. Da Dino Konrad als Geschäftsführer häufig unterwegs ist, gefällt ihm besonders, dass er die Dokumente nicht nur am PC, sondern auch per iPad oder Smartphone zur Bearbeitung aufrufen und freigeben kann. Neben der einfachen Archivierung der kaufmännischen Belege schätzt Dino Konrad vor allem den schnellen Zugriff auf die Dokumente. Dank der Volltextsuche genügen ein paar Klicks, um beispielsweise den aktuellen Preis für Kältemittel in den Rechnungen zu recherchieren. Diese Funktion nutzen die Mitarbeiter sehr häufig, überhaupt kommen sie mit den Arbeitsabläufen mittlerweile sehr gut zurecht. Das Dokumentenmanagement-System habe aber für sein Unternehmen noch einige weitere, bisher ungenutzte Vorteile zu bieten, betont der Geschäftsführer. Den DocuWare-Einsatz plant Dino Konrad deshalb in Zukunft Schritt für Schritt auszubauen.

Die Archivierung unserer Rechnungsbelege hat von einem auf den anderen Tag funktioniert. Die zuvor eingesetzte DATEV-Archivierung konnte somit erfolgreich abgelöst werden."

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation