Über die singapurische Industrie- und Handelskammer erfuhr Kim Transport Solutions von DocuWare und den Möglichkeiten, welche der DMS-Einsatz bietet. Dort ist die deutsche Standardsoftware als anerkannte Unternehmenslösung zur Prozessoptimierung gelistet und wird bereits von vielen Firmen im asiatischen Stadtstaat erfolgreich eingesetzt. Der Vertriebspartner vor Ort übernahm im Folgenden die komplette Planung und Implementierung des Systems.

Schneller voran dank DMS

Heute arbeiten die drei Sachbearbeiter der Firma täglich mit der Lösung. Der Umstieg vom Papier auf das elektronische Dokumenten-Management gestaltete sich äußerst einfach, schließlich gleicht das digitale Archiv mit seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche in großen Teilen den bekannten Hängeregistern und Papierordnern. Seit der Einführung hält Kim Transport Solutions deshalb sämtliche Kundenakten nur noch digital vor. Ein- und ausgehende Dokumente werden direkt in den zentralen Dokumenten-Pool überführt und dort mit Hilfe von Indexbegriffen verschlagwortet. Anschließend können Sachbearbeiter komplette Akten oder auch einzelne Dokumente innerhalb weniger Sekunden aufrufen. Die redundante Dokumentenablage gehört der Vergangenheit an. Suchen sind dabei nicht nur über die üblichen Begriffe möglich, wie zum Beispiel Kundenname, Datum oder Rechnungsnummer, sondern auch über den Volltext. So finden Mitarbeiter benötigte Unterlagen beispielsweise schnell über das verwendete Fahrzeug oder die angefahrenen Haltestellen.

Besserer Kundenservice

Vor allem Suchzeiten konnten dank DocuWare deutlich reduziert werden, die meisten Kundenanfragen werden heute gleich während des Telefongesprächs beantwortet. Wenn nötig, sendet der Sachbearbeiter dem Kunden die entsprechenden Dokumente per E-Mail direkt aus dem Archiv. Die Geschäftsführer der Firma sehen sich deshalb bezüglich ihrer Entscheidung für das DMS gleich doppelt bestätigt. Zum einen konnte der Kundenservice deutlich verbessert werden, zum anderen gewinnt Kim Transport Solutions eine neue Sicherheit. Denn sind sämtliche Auftragsunterlagen in ihrer aktuellen Version stets verfügbar, dann werden auch Konflikte grundsätzlich auf Basis der Fakten geklärt, und das Unternehmen spart sich im Folgenden Zeit und Geld.