Zusammen mit dem Realisierungspartner wurde eine Schnittstelle zum ERP-System abas eingerichtet, die integrierte Prozesse ermöglicht, erklärt Michael Laupichler, der die sechsköpfige IT-Abteilung des Unternehmens leitet. So werden im ERP-System erzeugte Bedarfsanforderungen automatisch an DocuWare zur Bearbeitung und Prüfung übergeben. Die Verbindung ist dynamisch, so dass etwaige Änderungen der Anforderung im ERP-System automatisch an das DMS übermittelt werden.
Dynamische Verbindung zwischen DMS und ERP-System
Wenn im Rahmen eines Projektes, wie etwa der Produktion von Teilen für ein bestimmtes Automodell, ein Werkzeug benötigt wird, generiert das Einkaufsmodul des ERP-Systems eine entsprechende Bedarfsanforderung und das Werkzeug wird bestellt. Dies hat die Erzeugung eines Dokumentes zur Folge, das im digitalen Archiv abgelegt wird. Dort wird ein entsprechender Workflow-Prozess gestartet, während gleichzeitig der Einkaufsvorgang auf der ERP-Seite eine Sperre erhält.
Im Workflow erfolgt zunächst eine kurze Sichtkontrolle des Dokuments und der damit verbundenen Aufgaben durch die Person, die den Vorgang ausgelöst hat. Danach geht der Prozess je nach Komplexität der Anforderung über mehrere Stationen bis hin zur finalen Freigabe vom Vertriebsbereich. Anschließend bekommt der Einkauf die Rückmeldung und die Sperre wird auf der ERP-Seite entfernt.
Da die Schnittstelle zwischen DMS und ERP dynamisch ist und neben Stammdaten auch Bewegungsdaten übertragen werden, können auch etwaige Budgetänderungen im Laufe des Workflow-Prozesses berücksichtigt werden. Die Projektleitung kann jederzeit in der Projektübersicht in DocuWare einsehen, wie der Status der Bestellung ist und sich die früher üblichen Anrufe im Einkauf sparen. Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht für Laupichler darin, dass man – standortübergreifend – schnell sehe, wo ein Prozess hakt.
Prozesse im Personalmanagement digitalisiert
Im Personalbereich wurden durch die Digitalisierung der Personalakte auch zahlreiche damit zusammenhängenden Prozesse modernisiert. Ob es um Schulungen zur Arbeitssicherheitsunterweisung oder Protokolle von Mitarbeitergesprächen geht – all das, was eine Personalakte ausmacht und von der Personalabteilung erhoben und verwaltet wird, ist in digitaler Form abgelegt. Neben der platzsparenden Aufbewahrung sei dadurch das schnelle Wiederauffinden von Unterlagen gewährleistet, hebt der IT-Leiter hervor.
Als sehr hilfreich erweist sich das Bewerbermanagement per DMS. Im Schnitt laufen bei Karl Hess rund zehn Bewerbungsprozesse in den verschiedenen Bereichen parallel. Die schnelle Verfügbarkeit der Unterlagen und das automatisierte Management der Termine sind willkommene Arbeitserleichterungen, und die Einhaltung der Datenschutzanforderungen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Löschdefinitionen wird auf komfortable Weise sichergestellt. In die mit DocuWare definierten Prozesse wird sukzessive das neu in das Unternehmen integrierte tschechische Werk einbezogen.
