Komplett digitale Belegbearbeitung
Begonnen hat der Einsatz in der Buchhaltung und wurde im Folgenden schrittweise auf alle Bereiche des Unternehmens ausgeweitet. Heute arbeitet bereits die Hälfte der britischen Jura-Mitarbeiter täglich mit dem elektronischen Dokumenten-Pool, Tendenz steigend. Eingangsrechnungen scannt man schon am Empfang direkt in einen digitalen Briefkorb der Buchhaltung. Von dort werden die Rechnungen in Microsoft Dynamics Navision gebucht und anschließend mit den Buchungsdaten im elektronischen Archiv indexiert. Das manuelle Ablegen entfällt damit komplett. Bei Ausgangsrechnungen geht es sogar noch schneller, denn alle fälligen Rechnungen werden direkt aus Navision in DocuWare archiviert. Der Clou: Das System erkennt selbständig, wann ein neues Dokument abgelegt wurde und verschickt nach Auslesen der E-Mail-Adresse die Rechnung direkt an den Endkunden. Ein weiterer Bereich, der vom elektronischen Dokumenten-Management profitiert, ist der Customer Service. Auch hier werden sämtliche Reparaturaufträge und Analysereports der Geräte nur noch digital verwaltet. Ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen, können die Mitarbeiter direkt aus dem kaufmännischen ERP-System auf die digital abgelegten Unterlagen zugreifen. Ein in Navision integrierter Button stellt die entsprechenden Service-Unterlagen wie Reparaturauftrag oder Ausgangsrechnung bereit.
Schnelle Projekt-Amortisation
Der schnelle Dokumentenabruf kommt dabei vor allem der Servicequalität zugute. Denn damit das eher überschaubare Team von fünf Service-Mitarbeitern sämtliche After-Sales-Anfragen aus dem Vereinigten Königreich bedienen kann, ist effizientes Arbeiten unumgänglich. Aber auch die geringen Gesamtbetriebskosten der Lösung gefallen dem Unternehmen. So konnte der IT-Verantwortliche nach einer Einarbeitung durch den DocuWare-Partner viele Systemkonfigurationen und zusätzliche Mitarbeiterschulungen selbst vornehmen. Die Einfachheit des Systems hat damit nicht nur dazu geführt, dass Mitarbeiter die Software sofort akzeptieren – auch die Gesamtkosten des Projekts wurden erheblich gesenkt. In der Zukunft will Jura auch den mobilen Lösungseinsatz testen. Techniker, die bei Gastronomiekunden Reparaturen vor Ort durchführen, könnten somit über Tablet oder Smartphone von überall aus auf frühere Reparaturaufträge zugreifen. Relevante Informationen, wie beispielsweise vergangene Analysereports der Geräte, stünden somit von unterwegs zur Verfügung und würden den Mitarbeitern vor Ort dabei helfen, Reparaturen noch schneller abzuschließen.
