Referenz: Personalvermittlung

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JTE Recruit, ein Startup im Bereich Personalvermittlung, setzt von Anfang an auf professionelles Dokumenten-Management. So bleiben Prozesse schlank und das Unternehmen kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.

Im boomenden Singapur sind Arbeitskräfte mitunter schwer zu finden. Auf deren schnelle und passgenaue Vermittlung hat sich JTE Recruit spezialisiert, ein noch junges aber dynamisch wachsendes Unternehmen. Mit mittlerweile 14 Beratern vermittelt das Startup Arbeitskräfte an alle Branchen, bietet Zeitarbeitslösungen an und wickelt Lohnabrechnungen ab. Über 200 Vermittlungen werden pro Monat getätigt, von der spezialisierten Fachkraft bis hin zu hochdotierten Manager.

Mehrere Hundert Dokumente bearbeitet man bei JTE Recruit täglich, darunter viele E-Mails, Kundenverträge und natürlich eine Unzahl von Personalunterlagen wie Lebensläufe, Zeugnisse und Zertifikate. Vor dem DocuWare-Einsatz speicherten Berater diese Dokumente auf ihren eigenen Laptops, ohne dass die Firma eine gemeinsame Ordnerstruktur festlegen konnte. Mussten Dokumente zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden, so wurden sie zunächst in einen Dropbox-Ordner hochgeladen und anschließend per E-Mail-Link geteilt. Problematisch war bei dieser Form der dezentralen Ablage vor allem das Suchen. Denn sobald ein Dokument mit Kollegen geteilt war, lag es in mehreren Ordnern auf lokalen Festplatten, im schlimmsten Fall sogar in unterschiedlichen Versionen. Mit steigendem Wachstum wurde deshalb diese Form des Arbeitens für das noch junge Unternehmen zunehmend unwirtschaftlich, ein eindeutiger Dokumentenzugriff war nicht mehr gewährleistet. Jonathans Team begann also, nach einer Lösung für eine zentrale Dokumentenablage zu suchen und entschied sich für DocuWare aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und des eindeutig definierbaren Rechtesystems beim Zugriff. Zudem konnte das Startup auf die lokale Unterstützung eines erfahrenen DocuWare-Partners vor Ort zurückgreifen, der sehr gute Referenzen vorzuweisen hatte.

Land:
Singapur
Branche:
Personalvermittlung
Abteilung:
Personalwesen |Lohnbuchhaltung
Deployment:
On-Premises

Durch den konsequenten DMS-Einsatz konnten wir unsere Vermittlungsgeschwindigkeit um beinahe 50 Prozent erhöhen und dadurch unsere Wettbewerbsfähigkeit erheblich steigern. Ich bin froh, dass wir bereits in dieser Frühphase unsere Dokumente effizient verwalten. So können sich unsere Berater auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Jonathan Ong
Mitgründer, JTE Recruit, Singapur

Dokumenten-Pool übertrumpft Dropbox

Mittlerweile arbeiten bereits zehn Mitarbeiter der jungen Firma täglich mit dem System. Das noch vorhandene Papierarchiv wurde weitgehend digitalisiert, die digitalen Ordnerstrukturen der Arbeitsplätze in den elektronischen Dokumenten-Pool überführt. Bewerbungsunterlagen, Verträge oder auch E-Mails werden einfach auf das entsprechende Archiv gezogen und dort mit wenigen Mausklicks indexiert. Schlagwörter können entweder aus vordefinierten Listen gewählt oder direkt anhand des Dokumenteninhaltes übernommen werden. Schritt für Schritt wurde so eine vollständige Datenbank aller Bewerber samt deren Unterlagen aufgebaut. Passende Profile können innerhalb von Sekunden über entsprechende Indexbegriffe gefunden werden. Möchten Berater bestimmte Unterlagen zunächst intern besprechen, so können sie bereits getätigte Suchen auch per E-Mail mit Kollegen teilen. Ein Klick auf den URL-Link öffnet die fertige Ergebnisliste mit den entsprechenden Dokumenten. Dadurch entfällt sowohl das Hochladen der Unterlagen in die Dropbox als auch das individuelle Erstellen von Zugangsberechtigungen.

Schnelle und sichere Vermittlung von Bewerbern

Die schnelle und einfache Verfügbarkeit sämtlicher Unterlagen hat bei JTE Recruit nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich erhöht, sondern erlaubt es dem Unternehmen auch, mit gleicher Belegschaft mehr zu erreichen. Kundenanfragen werden dank zentralem Dokumenten-Pool heute deutlich schneller beantwortet. Die integrierte Dokumenten-Versionierung verhindert zudem, dass Berater fehlerhafte oder alte Informationen verwenden. Darüber hinaus offenbart der DocuWare-Einsatz noch einen weiteren entscheidenden Vorteil. Da Lebensläufe, Zeugnisse und andere Unterlagen der Bewerber jetzt zentral archiviert sind, können diese auch nicht mehr verloren gehen, wenn ein Berater das Unternehmen einmal verlässt. Das Wissen über potentielle Kandidaten geht damit gewissermaßen vom Berater auf die Firma über, was letztlich die Geschäftssicherheit deutlich erhöht.

Unsere Mitarbeiter machen dank DocuWare weniger Fehler bei der Vermittlung und finden Bewerbungsunterlagen deutlich schneller.

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