Mehrstufiger digitaler Auswahlprozess für globale Investments
Gestartet wurde der DMS-Einsatz im Personalbereich bei der Prüfung von Urlaubsanträgen: Anträge werden heute von den Mitarbeitern elektronisch ausgefüllt, Personalabteilung und Geschäftsführung bearbeiten diese anschließend in einem digitalen DocuWare-Workflow. Weitere Workflows in anderen Abteilungen folgten, etwa zur Unterstützung des umfangreichen Investmentprozesses. Von der Projektauswahl bis zum tatsächlichen Investment wurden dabei sämtliche Arbeitsschritte digitalisiert. Zunächst erstellt ein externer Berater im Investitionsland einen kurzen Bericht zur Eignung eines Investitionsobjekts. Invest in Visions vergibt für jedes Objekt eine Prozess-ID und legt die Unterlagen im DMS ab. DocuWare übermittelt diese daraufhin an den zuständigen Portfoliomanager zur Prüfung. Bei Projektfreigabe erhält der externe Berater eine automatisierte E-Mail mit Bitte um weitere Analysen. Auf Basis der gesammelten Informationen findet im Anschluss die eigentliche Investmententscheidung statt. Hierzu werden weitere Dokumente abgelegt, etwa zur Einhaltung von Investment-Richtlinien. Fällt die Investmententscheidung positiv aus, so informiert DocuWare den externen Berater über die geplante Investitionssumme und die benötigten Dokumente für die Vertrags- und Geldwäscheprüfung. Intern prüfen Rechtsabteilung und Portfoliomanager die Unterlagen und leiten sie nach der Freigabe an die Kapitalgesellschaft weiter, welche den Fonds verwaltet. Erst nach deren finalen Freigabe wird der Investitionsvertrag vor Ort unterschrieben.
Elektronische Prozesse für mehr Sicherheit
Dank modernem Dokumenten-Management gelingt es, jeden einzelnen Schritt von der Vorstellung bis zur Auszahlung des Darlehens revisionssicher zu dokumentieren. Gleichzeitig haben berechtigte Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den gesamten Investmentprozess und können sich über jede Einzelheit genau informieren. Durch die Aufgabenliste hat jeder Mitarbeiter einen guten Überblick über seine anstehenden Aufgaben, für jede Prüfung oder Bearbeitung sind sofort die notwendigen Unterlagen zur Hand. Arbeitsabläufe sind dadurch nicht nur transparenter, sondern auch deutlich schneller geworden.
