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Referenz: Dienstleistung

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Die Frankfurter Invest in Visions verwaltet Mikrofinanzfonds mit sozialer Rendite. Cloud-basiertes Dokumenten-Management sorgt dafür, dass die hohen gesetzlichen Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation problemlos erfüllt werden.

Der Finanzdienstleister Invest in Visions ist auf nachhaltige Mikrofinanz-Investments spezialisiert. 18 Mitarbeiter verwalten ein Vermögen von über 750 Millionen Euro in Anlagen, die neben finanziellen Erträgen auch eine soziale Rendite bieten, also positive Auswirkungen auf Gesellschaft und Umwelt haben. Der Fokus liegt auf Entwicklungs- und Schwellenländern in Südamerika, Zentral- und Südostasien. Um den hohen gesetzlichen Anforderungen im Finanzdienstleistungsbereich gerecht zu werden, unterstützt ein digitales Dokumentenmanagement-System die komplette Unternehmensverwaltung.

Von der Planung bis zum Investment kann es oft sehr lange dauern. Dabei fallen beim Portfoliomanagement große Dokumentenmengen an, rund 70 pro Projekt. Da Invest in Visions als regulierter Finanzdienstleister regelmäßig durch die Aufsichtsbehörde geprüft wird, müssen alle Abläufe und Entscheidungsprozesse lückenlos dokumentiert sein. Der Einsatz eines digitalen DMS war deshalb eine logische Schlussfolgerung. Für DocuWare sprach neben dem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem die Einfachheit des Systems bei gleichzeitig umfangreicher Funktionalität. Zusätzlich musste für die Cloud-Lösung keine weitere Hardware angeschafft werden.

Land:
Deutschland
Branche:
Dienstleistung
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Verwaltung |Personalwesen |Rechtsabteilung
Deployment:
Cloud

Mit DocuWare bilden wir unseren Investmentprozess über digitale Workflows transparent und revisionssicher ab. Zusätzlich sind wir in der Lage, unsere externen Berater mithilfe des Formularmanagements in den Prozess einzubinden, wodurch Dokumente automatisiert archiviert und Arbeitsabläufe beschleunigt werden.

Edda Schröder
Geschäftsführerin, Invest in Visions, Frankfurt

Mehrstufiger digitaler Auswahlprozess für globale Investments

Gestartet wurde der DMS-Einsatz im Personalbereich bei der Prüfung von Urlaubsanträgen: Anträge werden heute von den Mitarbeitern elektronisch ausgefüllt, Personalabteilung und Geschäftsführung bearbeiten diese anschließend in einem digitalen DocuWare-Workflow. Weitere Workflows in anderen Abteilungen folgten, etwa zur Unterstützung des umfangreichen Investmentprozesses. Von der Projektauswahl bis zum tatsächlichen Investment wurden dabei sämtliche Arbeitsschritte digitalisiert. Zunächst erstellt ein externer Berater im Investitionsland einen kurzen Bericht zur Eignung eines Investitionsobjekts. Invest in Visions vergibt für jedes Objekt eine Prozess-ID und legt die Unterlagen im DMS ab. DocuWare übermittelt diese daraufhin an den zuständigen Portfoliomanager zur Prüfung. Bei Projektfreigabe erhält der externe Berater eine automatisierte E-Mail mit Bitte um weitere Analysen. Diese E-Mail enthält einen Link auf ein webbasiertes Formular zur Übermittlung der Ergebnisse. Die fertiggestellten Unterlagen werden damit direkt an das digitale Archiv in Frankfurt übermittelt. Auf Basis der gesammelten Informationen findet im Anschluss die eigentliche Investmententscheidung statt. Hierzu werden weitere Dokumente abgelegt, etwa zur Einhaltung von Investment-Richtlinien. Fällt die Investmententscheidung positiv aus, so informiert DocuWare den externen Berater über die geplante Investitionssumme und die benötigten Dokumente für die Vertrags- und Geldwäscheprüfung. Auch diese Informationen können vom Investitionsland aus bequem über ein Web-Formular an das DMS übertragen werden. Intern prüfen Rechtsabteilung und Portfoliomanager die Unterlagen und leiten sie nach der Freigabe an die Kapitalgesellschaft weiter, welche den Fonds verwaltet. Erst nach deren finalen Freigabe wird der Investitionsvertrag vor Ort unterschrieben. Die Verteilung und Entgegennahme der Unterlagen zwischen Portfoliomanager in Frankfurt und externem Berater im Zielland übernimmt erneut das DMS.

Elektronische Prozesse für mehr Sicherheit

Dank modernem Dokumenten-Management gelingt es, jeden einzelnen Schritt von der Vorstellung bis zur Auszahlung des Darlehens revisionssicher zu dokumentieren. Gleichzeitig haben berechtigte Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den gesamten Investmentprozess und können sich über jede Einzelheit genau informieren. Besonders gefällt der Geschäftsführung dabei das Handling der Dokumente im Rahmen der Workflows. Durch die Aufgabenliste hat jeder Mitarbeiter einen guten Überblick über seine anstehenden Aufgaben, für jede Prüfung oder Bearbeitung sind sofort die notwendigen Unterlagen zur Hand. Arbeitsabläufe sind dadurch nicht nur transparenter, sondern auch deutlich schneller geworden.

Dank DocuWare können wir jederzeit und einfach nachweisen, wie Investment-Entscheidungen zustande kamen, wer sie getroffen hat und auch, dass die vorgeschriebenen Richtlinien eingehalten wurden.

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