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Referenz: Lebensmittel

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Die fast hundertjährige Erfahrung sowie der richtige Mix aus Tradition und Innovation macht Interlázaro zu einem echten Spezialisten für Stein- und Kernobst. Ein Cloud-basiertes DMS sorgt für eine bessere Abstimmung zwischen Verwaltung und restlichem Unternehmen.

Traditionen von gestern, Wissen von heute und Visionen für morgen: Mit diesem Leitbild produziert Interlázaro schon seit drei Generationen Frischobst in der Provinz Saragozza. Auf 800 Hektar Land und mit 200 Festangestellten erwirtschaftet das Familienunternehmen jährlich über 40 Millionen Kilo Früchte, etwa Äpfel, Birnen, Pfirsiche, Nektarinen, Kirschen, Feigen oder Pflaumen.

Durch die geographische Distanz zwischen Feldern und Verwaltungsbüro kam es vor der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems immer wieder zu Problemen beim gemeinsamen Arbeiten an Unterlagen. Während Lieferantenrechnungen grundsätzlich am Verwaltungssitz eingehen, wird bestelltes Arbeitsmaterial samt Lieferschein direkt auf die Felder geliefert. Für die internen Freigabeprozesse stellte das eine logistische Herausforderung dar, denn die verantwortlichen Mitarbeiter sind selbst auf den Feldern tätig. So schickte man früher bis zu 60 Rechnungen und Lieferscheine pro Tag zwischen Büro und Obstplantage hin und her. Oft wurde Belege erst zeitverzögert weitergeleitet oder gingen gleich ganz verloren, vor allem wenn mehrere Personen beteiligt waren. Entsprechend interessiert war das Management, als mit dem Vorschlag einer Mitarbeiterin zur elektronischen Belegbearbeitung Verbesserungsvorschläge aus den eigenen Reihen kamen. Schnell kontaktierte man den Bürofachhändler, mit dem man bei Druckern und Kopierern schon seit Jahren zusammenarbeitete, und ließ sich DocuWare präsentieren. Das DMS überzeugte vor allem durch den standort- und geräteunabhängigen Zugriff. Zudem ermöglichte die Cloud-Lösung, alle Mitarbeiter ohne größere Anfangsinvestition mit Lizenzen zu versorgen. Ausschlaggebend für die Entscheidung war nicht zuletzt auch das starke Engagement in Umweltfragen, denn dank Cloud-DMS würde das Unternehmen sehr viel weniger Papier verbrauchen.

Land:
Spain
Branche:
Lebensmittel
Abteilung:
Verwaltung |Einkauf / Beschaffung
Deployment:
Cloud

Die Digitalisierung ist für einen landwirtschaftlichen Betrieb eine echte Herausforderung. Dank der Einfachheit der DocuWare Cloud arbeiten aber heute selbst unsere Vorarbeiter mit elektronischen Belegen.

Eduardo Aguilar, IT-Manager, und
Cristina Castilla, Leiterin Rechnungswesen, Interlázaro, Calatayud (Saragossa)

Smartphone-App hilft beim Beleg-Scannen

In den folgenden Wochen testete man DocuWare zunächst bei der Buchung von Eingangsrechnungen mit Hilfe digitaler Stempel. Anschließend wurde der Einsatz schrittweise auf alle Einkaufsabläufe ausgeweitet, inklusive der Archivierung von Verträgen und Tarifblättern. Zwischen 10 und 20 Anwender arbeiten heute regelmäßig mit der DocuWare Cloud. Noch auf den Obstplantagen scannen die Vorarbeiter per Smartphone-App die eingegangenen Lieferscheine und übermitteln diese ans System. Mitarbeiter in der Verwaltung sehen die eingegangenen Belege in ihren digitalen Briefkörben und übernehmen Indexierung und Archivierung. Dieses Vorgehen erlaubt gleichzeitig eine vollständige und zentrale Erfassung aller Lieferscheine. Nach Eingang der Rechnungen werden diese im Büro gescannt und mit den Lieferscheinen verknüpft. Somit sind alle zu Belege zu einer Rechnung auf Knopfdruck abrufbar – ein Vorteil, der vor allem den Verantwortlichen im anschließenden Freigabeprozess zugutekommt. Nach der Verteilung der Rechnungen an die verschiedenen Bereiche werden die Vorarbeiter per E-Mail informiert und können die Freigabe dank digitaler Stempel direkt am Smartphone oder Tablet vornehmen. Alle geprüften Rechnungen erscheinen abschließend in einer separaten Liste und werden von den Kollegen aus der Verwaltung gebucht und bezahlt.

Freigabe in Echtzeit aus der Obstplantage

Im Unterschied zu früher hat die geographische Distanz zwischen Plantage und Büro damit keinerlei Auswirkung mehr auf das gemeinsame Arbeiten: Freigaben werden vom Feld in Echtzeit ans Büro übermittelt, wodurch man Rechnungen früher buchen kann. Gleichzeitig kennt die Verwaltung stets den exakten Bearbeitungsstatus, wodurch man im Einzelfall auch schnell beim Verantwortlichen nachhaken und damit Rechnungs-Fälligkeiten besser kontrollieren kann. Da dank DocuWare alle berechtigten Anwender Zugriff auf wichtige Dokumente haben, und Belege nicht mehr verlorengehen, sparen sich die Beteiligten viel Zeit. Diese wird sowohl im Büro als auch auf dem Feld umgehend in wichtigere Aufgaben investiert – ein Stimulus für mehr Produktivität beim Obstanbau.

Mit DocuWare erledigen wir alle Freigabeprozesse nur noch in digitaler Form. Das Einrichten der Workflows war dabei sehr einfach.

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