Unabhängiges DMS
Über das im Unternehmen eingesetzte SAP gab es bereits erste Erfahrungen mit einem DMS. Allerdings handelte es sich hierbei um eine spezielle Archivlösung für SAP-Belege. SAP-fremde Unterlagen blieben außen vor. Der DocuWare-Einsatz hingegen blieb trotz einer vollständigen Integration in die firmeneigene IT-Landschaft immer unabhängig von anderen Systemen. Gemeinsam mit den günstigen Lizenzpreisen gab das schließlich den Ausschlag. Die Implementierung wurde dabei in zwei Phasen eingeteilt. Zunächst sollte DocuWare in einer Testphase im Geschäftsfeld „Financial Operations“ eingesetzt werden, im zweiten Schritt dann im ganzen Unternehmen. Der DocuWare-Partner vor Ort übernahm die Analyse der relevanten Unternehmensprozesse, und passte das System innerhalb nur drei Wochen optimal an die individuellen Bedürfnisse an.
Konkurrenzlos schnelles Arbeiten
Heute werden ein- und ausgehende Belege von den Mitarbeitern der Inmobiliaria Colonial indexiert und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Allein mit den Standardfunktionen von DocuWare gelingt dabei eine konkurrenzlos schnelle Archivierung. Indexfelder wie Firma, Beleg-Typ oder die zugehörige Immobilie können anhand von Auswahllisten übernommen werden, oder noch einfacher per Mausklick auf eine entsprechende Textpassage im Dokument. Deutlich schneller funktioniert auch das Wiederfinden der Unterlagen: Anwender füllen in der Suchmaske eines oder mehrere Indexfelder aus oder erweitern ihre Recherche um die Volltext-Suche. Innerhalb von Sekunden stehen die gewünschten Dokumente in einer übersichtlichen Ergebnisliste zur Verfügung – diese kann anschließend weiter gefiltert oder sortiert werden.
Überraschendes Ergebnis
Für die Inmobiliaria Colonial war die Entscheidung für den DMS-Einsatz nicht unbedingt von einer schnellen Amortisation abhängig. Vielmehr sollte das System für Ordnung in der digitalen Ablage sorgen – nicht zuletzt, um Kunden auch Vorbild bezüglich eines modernen Büroraums mit wenig Papier zu sein. 18 Monate nach der Einführung kam das Unternehmen jedoch zu einer interessanten Schlussfolgerung. Denn überraschenderweise erfüllte die Archivierungslösung nicht nur die Anforderungen bezüglich einer geordneten Ablage, sondern sparte der Firma bereits in der Testphase wertvolle Ressourcen ein. Verbrachte das Rechnungswesen beispielsweise früher mehrere Tage damit, die Belege für den Jahresabschluss zusammenzustellen, geschieht das heute mit wenigen Mausklicks. Die freigesetzten Ressourcen investiert das Unternehmen in anderen Abteilungen und kann dadurch die Servicequalität deutlich verbessern.
