Workflow für die Angebotsverwaltung
Bei der Einführung der Cloud-basierten Lösung im Mai 2020 wurde mit der Archivierung von Lieferscheinen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Prüfberichten, Gutachten und Rohdaten begonnen. Sie werden gescannt, automatisch verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Unter der Labornummer kann nun sofort auf alle Unterlagen einer Analyse und Unterlagen der Buchhaltung zugegriffen werden.
Mittlerweile arbeiten bei LAFUWA 17 Mitarbeiter aller Abteilungen mit dem DMS. Neben der Zentrale in Fürstenstein haben auch die beiden Standorte in Straubing und Fürstenzell Zugriff auf das digitale Archiv. Als erstes wurde ein einfacher Workflow zur Angebotsverwaltung installiert. Sobald ein Angebot in DATEV geschrieben ist, wird es automatisiert in DocuWare gespeichert und mit einem Erinnerungsdatum versehen. Mit diesem Zeitpunkt startet der Workflow. Das Angebot erscheint in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters, der beim Kunden nachfragt. Der Auftrag wird dann entweder angenommen, oder es werden Änderungen oder eine neue Frist vereinbart.
Im Mikrobiologie-Labor spart noch ein Workflow für die Meldung von Grenzüberschreitungen viel wertvolle Arbeitszeit, betont Laborleiter Dr. Michael Klein. Werden beispielsweise bei einer Trinkwasseranalyse Grenzüberschreitungen festgestellt, müssen umgehend der Kunde sowie bis zu zehn weitere Ansprechpartner über das Ergebnis informiert werden. Früher wurden sie von den Mitarbeitern telefonisch benachrichtigt – was oft stundenlang dauerte, bis alle erreicht waren. Außerdem mussten darüber Protokolle geschrieben und abgelegt werden. Dank des Workflows erledigt sich diese Arbeit nun in wenigen Minuten.
Guter Überblick über Kundenkommunikation
Merklich verbessert habe sich im Labor aber vor allem der Arbeitsfluss, da dieser nun nicht mehr ständig durch Telefonate unterbrochen wird. Die Mitarbeiter können sich so viel besser auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Vom DMS-Einsatz profitieren bei LAFUWA aber nicht nur die Mitarbeiter, sagt Stefanie Eckmüller: „Durch die Workflows können wir die Kunden besser bedienen, sie schnell und präzise informieren.“ Das gilt auch, wenn sie beispielsweise nach Dokumenten von länger zurückliegenden Befunden fragen. Die Unterlagen sind mit wenigen Mausklicks schnell gefunden und falls nötig per Mail verschickt. Was der Prokuristin an der Lösung besonders gefällt, ist der gute Überblick über die Kommunikation mit den Kunden, da sie bei den Telefonaten schnell alles im Blick habe, was sie oder die Kollegen mit dem Kunden bisher besprochen haben. Das mache die Beratung effektiv.
