Als Amt für Soziales ist IMAS für viele bedürftige Menschen in der spanischen Region Murcia erster Ansprechpartner. Die Verantwortlichkeit erstreckt sich über eine Vielzahl von Leistungen, wie etwa die Sozialhilfe, die Verwaltung von Betreuungseinrichtungen oder die Zuteilung von Pflegdiensten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) garantiert die sichere Verwaltung vertraulicher Akten und gewährt einen schnellen Zugriff.

Früher basierte das gesamte Behördensystem auf Papier. Von Bürgern eingereichte Anträge wurden von der Registerstelle in Akten sortiert, an IMAS weitergeleitet und dort um weitere Dokumente ergänzt – im Falle von Sozialhilfeanträgen etwa um Bedürftigkeitsnachweise. Anschließend wanderten die Unterlagen in meterlange Regalwände, welche die kompletten Bürowände bedeckten. Mit über drei Millionen Dokumenten pro Jahr kam das händische System jedoch an seine Grenzen: Oft waren einzelne Belege falsch abgeheftet oder zuvor von Kollegen entnommen und noch nicht zurückgelegt. Ebenso war die Einbindung externer Institutionen schwierig, etwa wenn Rathäuser oder Sachverständige Zugriff für die Beurteilung von Anträgen benötigten. Folge waren langatmige Bearbeitungszeiten und Ineffizienzen bei der Verteilung sozialer Leistungen. Entsprechend machte sich die Behörde auf die Suche nach einer digitalen Dokumentenverwaltung. 

 
Land:
Spanien
Branche:
Gemeinde / Öffentliche Verwaltung
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Bereitstellung:
On-Premises
Integration:
IT-System (auf Basis Oracle)