Wichtigste Auswahlkriterien waren Zuverlässigkeit und Sicherheit, da es bei den verwalteten Unterlagen um vertrauliche Inhalte geht, etwa um Informationen zum Gesundheitszustand oder zur finanziellen Situation des Antragstellers. Verschiedene DMS-Anbieter und Open-Source-Lösungen wurden unter die Lupe genommen und auf Sicherheit des Archivsystems sowie Nachverfolgbarkeit von Zugriffen getestet. DocuWare erreichte die höchste Punktzahl und wurde im Folgenden schrittweise in der gesamten Behörde eingeführt.

29 Millionen Dokumente digital verwaltet

Aufgrund der zeitgleichen Digitalisierung des Registersystems arbeitet DocuWare heute Hand in Hand mit anderen behördlichen IT-Lösungen. Die von Bürgern eingereichten Dokumente werden gleich in der Registerstelle gescannt. Das Behördensystem leitet anschließend die digitalisierten Anträge für den Bereich Soziales an IMAS weiter, wo sie DocuWare anhand der Registerdaten automatisch indexiert und archiviert. In einzelnen Fällen erhält die Behörde Unterlagen auch direkt per E-Mail, etwa Berichte von Sachverständigen oder medizinischen Laboren. DocuWare überwacht hierfür die elektronischen Posteingänge und überführt relevante Dokumente ins digitale Archiv. Dort stehen sie anschließend allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung – dank vollständiger Integration sogar per Knopfdruck aus dem behördlichen Verwaltungssystem heraus. Etwa 350 Mitarbeiter arbeiten heute mit dem digitalen Dokumenten-Pool, der Mitte 2021 bereits 29 Millionen Dokumente umfasste. Zusätzlich werden externe Stellen unter Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen eingebunden. Dazu wird ein temporärer Zugang auf bestimmte Dokumente generiert und in Form eines URL-Links dem externen Bearbeiter übermittelt. Er kann anschließend innerhalb der eigenen Berechtigungen online auf die Unterlagen zugreifen.

Mehr Transparenz für ein Mehr an Gerechtigkeit

Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand: Dank der automatischen Archivierung und Bereitstellung sämtlicher Unterlagen auf Knopfdruck verschwenden Mitarbeiter heute keine Zeit mehr für Aktenablage und -suche. Ebenso können mehrere Anwender oder sogar externe Bearbeiter gleichzeitig und unter vollständiger Einhaltung des Datenschutzes an derselben Akte arbeiten. Durch den Fokus auf das Wesentliche konnte IMAS die eigenen Bearbeitungszeiten drastisch reduzieren, was vor allem den Bürgern der autonomen Region zugutekommt. Darüber hinaus hilft die gewonnene Transparenz dabei, öffentliche Gelder gerechter und effizienter zu verwalten. Ob eine Sozialleistung gewährt wird oder nicht, kann heute durch DocuWare auf Basis echter Informationen beantwortet werden – und diese stehen dank schnellem Dokumentenzugriff auf Knopfdruck zur Verfügung.