DocuWare ergänzt das Warenwirtschaftssystem ConWin, das die Henry Dohrn GmbH für ihre alltägliche Arbeit nutzt. Dieses ist speziell an die Abfallwirtschaft angepasst und bietet neben der Bestandsführung der Container noch andere Funktionen, etwa die Disposition von Fahrzeugen sowie das Schreiben von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen. Auch das Erzeugen digitaler Rechnungen im PDF-Format ist mit ConWin möglich, jedoch keine automatische Archivierung der Dateien.
„Gut 70 Prozent unserer meist gewerblichen Kunden wollen keine Papierrechnungen mehr, sondern eine E-Mail mit einem PDF“, sagt Buchhalter Jörg Richter. „Bisher musste die Rechnung aber zusätzlich ausgedruckt werden.“ Eine typische Digitalisierungslücke, die es in sehr vielen Unternehmen noch gibt. So entsteht jeden Tag ein eigentlich vermeidbarer Papierstapel.
Ausgangsrechnungen revisionssicher archivieren
Mit DocuWare schließt die Henry Dohrn GmbH diese Lücke. Das DMS ist in ConWin integriert und alle Ausgangsrechnungen werden automatisiert im digitalen Archiv abgelegt. Auch die anderen Dokumente landen im zentralen Dokumenten-Pool. „Derzeit nutzen wir noch einen modernen Einzugsscanner, der den täglichen Stapel Lieferscheine in kurzer Zeit bearbeitet“, sagt Jörg Richter. Die Eingangsrechnungen werden noch nicht erfasst; ihre Digitalisierung steht als Nächstes auf der To-do-Liste.
Digitale Workflows vereinfachen die Prozesse weiter. Nach dem Einscannen von Lieferscheinen, Abholbestätigungen, Wiegescheinen sowie Fotos des Inhalts werden mit dem Zusatzmodul SmartSend alle erfassten Dokumente inklusive der Rechnung vollautomatisch zu einem Vorgang zusammengefasst und per E-Mail an den Kunden versandt.
Bald wird das Scannen entfallen, da die Lieferscheine für die Abfallannahme im Sortierzentrum als digitale Formulare auf Tablets zur Verfügung stehen werden. Für Buchhalter Richter haben sich die Erwartungen an DocuWare erfüllt. „Der Verzicht auf die Papierablage vereinfacht viele Arbeitsgänge, vor allem die Suche nach Unterlagen erfolgt flott. Zudem können wir unser Archiv zurückbauen und mittelfristig weitgehend auf Papier verzichten.“
