Im Jahr 2009 wurde das eingesetzte ERP-System erweitert und gleichzeitig auch der Einsatz des Dokumenten-Pools überdacht. Bei einem Review-Workshop mit einem neuen DocuWare-Partner bemerkten die IT-Verantwortlichen dann, welche umfangreichen Funktionalitäten hinter der vermeintlich reinen Archivlösung steckten, etwa die vollautomatische Indexierung oder das Erstellen von Workflows mit digitalen Stempeln. Während einer Betriebsbesichtigung beim Implementierungspartner staunte man über die Möglichkeiten eins voll digitalisierten Büros. Also zögerte man nicht lange und läutete den Ausbau der Lösung ein.

Integriertes und Workflow-basiertes DMS

Der Wandel begann im allgemeinen Auftragsprozess, der neben verschiedenen Unterlagen auch mehrere Freigabeprozesse umfasst. Diese werden heute komplett digital gesteuert: Nach Erhalt und Prüfung einer Bestellung wird im ERP-System ein entsprechender Datensatz angelegt, den das System als internen Order-Beleg virtuell ins Archiv druckt. DocuWare übernimmt bereits hier die vollautomatische Belegindexierung. Per Workflow wird die Bestellung anschließend an den Einkauf weitergeleitet, wo Mitarbeiter den Beleg mit digitalen Stempeln freigeben und den Kaufauftrag veranlassen. Auch dieser wird im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Nach Erhalt der Ware wird die Bestellung an die Logistikabteilung weitergeleitet. Die Versandpapiere fügt das System dabei selbständig an die entsprechende Bestellung an. Abschließend prüft die Buchhaltung die zugehörige Eingangsrechnung anhand der digital vorliegenden Auftragsunterlagen und leitet die Zahlung ein. In einem zweiten Schritt werden die eingehenden Rechnungen stapelweise gescannt und anhand eindeutiger Nummern den bereits digital archivierten Aufträgen zugeordnet. So verarbeitet man monatlich circa 2.500 Blatt Papier vollautomatisch.

Schnell und transparent

Zusammengehörige Dokumente, etwa Bestellung, Rechnung und Versandbelege, stehen Mitarbeitern heute per Knopfdruck zur Verfügung. Rückfragen können direkt beantwortet werden, die Servicequalität steigt und das Unternehmen spart eine Menge Zeit. Auch Freigabeprozesse laufen um ein Vielfaches schneller ab: Dokumente gehen auf dem Weg durch die Abteilungen nicht mehr verloren, sondern stehen allen beteiligten Mitarbeiter auf Anhieb zur Verfügung. Selbst die Transparenz wurde verbessert, denn nur berechtigte Anwender können digitale Stempel setzen – unrechtmäßige Freigaben werden dadurch unterbunden und Qualitätsrichtlinien automatisch eingehalten. Bei Steuer- oder internen Betriebsprüfungen profitierte das Unternehmen davon schon mehrfach.