Ende des Papierkriegs

Inzwischen kommen die Rechnungen – etwa 50 im Monat – zum großen Teil digital, also per E-Mail, in das Büro des Golfparks. Vor allem Rechnungen und andere Briefe von den Behörden (Finanzamt, Ordnungsamt, Aufsichtsbehörden) gehen dort noch postalisch ein. Rechnungen auf Papier werden im Sekretariat mit einem Multifunktionsgerät eingescannt. Alle Rechnungen landen in einem digitalen Briefkorb, von wo die Clubmanagerin sie zur sachlichen Prüfung an die verschiedenen Bereiche weiterleitet. Dabei sind die Belege durch die intelligente Indexierung bereits vorkontiert.

Rechnungen, die Maschinen, Diesel oder Dünger betreffen, werden dem Head Greenkeeper zugeleitet, der prüft, ob sie dem entsprechen, was bestellt und geliefert wurde. Die Konditionen, zu denen geliefert wird, sind in Rahmenverträgen festgehalten. Der Head Greenkeeper hat für die Golfplatzpflege die Budgetverantwortung und kümmert sich um die Organisation seines Teams, das aus sechs Personen besteht. Ein weiterer Bereich ist das Restaurant mit 13 Beschäftigten. Die Restaurantleiterin hat ebenfalls Budgetverantwortung, sorgt für die nötigen Bestellungen und prüft die Rechnungen. 

„Cooles System“

Nach der abschließenden Freigabe durch die Geschäftsführung werden die komplett vorkontierten Rechnungen an die von der Steuerkanzlei bereitgestellte Software DATEV Unternehmen online übergeben, wo nur noch eine Sichtprüfung gemacht werden muss. Im Anschluss kann direkt aus der DATEV-Anwendung die Zahlung erfolgen.

Für Michael Labuschke, der 2022 die Geschäftsführung des Golfparks übernahm, ist die zeitliche und örtliche Unabhängigkeit der entscheidende Vorteil, den DocuWare gebracht hat. Er kann, ohne im Büro zu sein – morgens oder abends, in der Bahn oder auch im Urlaub – schnell die Rechnungen durchgehen. Nichts bleibt liegen. Die Clubmanagerin sieht vor allem die Transparenz als Vorteil, da das System ihr zeigt, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche Rechnungen gerade wo im Workflow hängen. Der Head Greenkeeper kommt kurz ins Büro, um seine Aufgaben mit der Clubmanagerin am Bildschirm durchzugehen. Die Restaurantleiterin findet das Handling des Systems ganz selbstverständlich und – wie der Geschäftsführer – „einfach cool“.