Da Belege aber zehn Jahre fürs Finanzamt aufzubewahren waren, machte man sich auf die Suche nach digitalen Alternativen. Schließlich wurde ein Bonner DocuWare-Partner mit einer maßgeschneiderten Lösung beauftragt. Sowohl in der zentralen Verwaltung als auch in jedem Hotel und Appartementhaus wurde daraufhin mindestens ein DocuWare-Zugang konfiguriert. Gleichzeitig integrierte man über verschiedene Schnittstellen die auf den Hotelbetrieb spezialisierte Software Protel und die Sage-Finanzbuchhaltungssoftware. Nach zwei Monaten war die Implementierung an allen Standorten vollständig abgeschlossen.

Leistungsstarke Zentrale dank digitalem DMS

Bei der digitalen Archivierung stellen die Ausgangsrechnungen der insgesamt sieben Hotels den größten Posten dar: Nach Erstellung in der Hotelsoftware Protel wird die Rechnung für den Gast ausgedruckt und dabei gleichzeitig im Hintergrund indexiert und abgelegt. Eingangsrechnungen erreichen das Unternehmen hingegen noch auf dem Papierweg. In der Verwaltung werden die Papierbelege mit einem Barcode versehen und eingescannt. Rechnungsstapel werden durch die Barcodes voneinander getrennt und im digitalen Archiv abgelegt. Nach dem Erfassen der Rechnungsdaten ergänzt DocuWare die Indexdaten der Belege um die entsprechenden Werte aus der Buchhaltungssoftware. Ein integrierter Workflow beschleunigt anschließend die Rechnungsprüfung. Über die Kostenstelle gesteuert erscheinen die Belege direkt in den jeweiligen Aufgabenlisten der zuständigen Mitarbeiter. Diese können die Belege mit elektronischen Stempeln bearbeiten und freigeben, bevor sie über den Workflow zur Zahlung zurück an die Buchhaltung geschickt werden. Wird kein Stempel gesetzt, wird der Verantwortliche nach einer bestimmten Zeit automatisch an die Rechnungsprüfung geschickt.

Mitarbeiter profitieren von einfachen Arbeitsvorgängen

Die Mitarbeiter in der Buchhaltung sind begeistert, denn das aufwendige und durchaus nervenaufreibende Aktendurchwühlen ist endgültig passé. Mit der elektronischen Archivierung von Papierbelegen ist man in der Bonner Zentrale so zufrieden, dass dort mittlerweile alles im zentralen Dokumenten-Pool archiviert wird – von den Personalakten aller 200 Mitarbeiter über wichtigen Schriftverkehr bis hin zu Verträgen. Selbstverständlich haben nur berechtigte Anwender Zugriff. Durch den DMS-Einsatz wurden Arbeitsvorgänge entschlackt und beschleunigt. Davon profitieren auch die Mitarbeiter – und von zufriedenen Mitarbeitern profitiert letztendlich auch das Unternehmen.