Komplett digitaler Bearbeitungsprozess
Die Wahl fiel dabei auf DocuWare. In den ruhigeren Sommermonaten wurde das DMS implementiert und gleichzeitig der alte Datenbestand migriert. Anträge werden heute zentral und automatisch erfasst, egal ob sie in digitaler oder Papierform eingehen. Eine Outlook-Integration übergibt beispielsweise Mails oder elektronische Faxnachrichten direkt an den zentralen Dokumenten-Pool. Bei eingehender Briefpost liest ein intelligenter Indexierungsservice nach dem Scannen die Kopfdaten selbständig aus und archiviert die Unterlagen. Die so erfassten Anträge leitet der zuständige Mitarbeiter mit Hilfe digitaler Stempel an die entsprechende Instanz weiter, wie Standes-, Abfall- oder Bauamt, wo Sachbearbeiter die neuen Dokumente in der eigenen Aufgabenliste sehen. Sind mehrere Ämter beteiligt, so finden die berechtigten Personen einzelne Dokumente oder vollständige Akten über typische Suchbegriffe wie Betreff, Absender, Status oder Eingangsdatum. Nach der Bearbeitung wird das Antwortschreiben automatisch beim Drucken archiviert. DocuWare sucht den entsprechenden Vorgang im Archiv heraus und ordnet das Dokument zu. Damit ist der kompletter Bearbeitungsprozess heute vollständig digital, selbst der Abschlussstempel wird nur noch elektronisch gesetzt. Digital ist auch die Einbindung des Schöffenrats. Denn Schöffen sind im Normalfall nur zeitweise in der Gemeindeverwaltung anzutreffen, in ihrer Hauptbeschäftigung gehen sie anderen Tätigkeiten nach. Mit DocuWare können sie trotz räumlicher Trennung über die DocuWare App vom Smartphone aus auf alle Sitzungsakten oder Tagesordnungslisten zugreifen.
Hoher Bürgerservice dank schneller Bearbeitungszeiten
Die Gemeinde Roeser ist sehr zufrieden mit dem neuen System, vor allem auch wegen der Einfachheit. Das gilt für die Kommunikation nach außen genauso wie für die interne Zusammenarbeit. Sachbearbeiter haben stets Zugriff auf den kompletten Vorgang einer Akte und können den entsprechenden Bearbeitungsstand erfassen. Durch die Revisionssicherheit des Systems können Unterlagen nicht nachträglich verfälscht werden, sodass die Gemeinde sämtliche gesetzliche Regelungen und Rechenschaftspflichten erfüllt. Da über das DMS zudem die Arbeitsvolumina pro Amt oder Beamter eingesehen werden können, werden höhere Arbeitsbelastungen frühzeitig ausgeglichen. Schlussendlich kommt das wieder den Bürgern zugute. Denn dank der digitalen Lösung werden Anträge selbst in Stoßzeiten zeitnah bearbeitet.
