Digitale Workflows beschleunigen Dokumentenfluss
Seit der DMS-Einführung wird auf eine zusätzliche Papierablage komplett verzichtet. Zeitgleich mit DocuWare wurden ein weiterer Dell-Server und ein Kodak-Scanner eingekauft. Über die zertifizierte Schnittstelle VGCS Content- und Dataserver ist DocuWare in SAP integriert und legt darüber sämtliche kaufmännischen Belege automatisch im digitalen Archiv ab. Eine weitere zertifizierte Schnittstelle sorgt für die einfache Ablage relevanter E-Mails aus dem Tobit-System. Eingangsrechnungen in Papierform hingegen werden in der Poststelle zunächst mit einem Barcode versehen, gescannt und dann digital archiviert. Der Barcode fungiert dabei als Mittler zwischen DocuWare und SAP: Rechnungsdaten werden bei der Archivierung automatisch übernommen. Im anschließenden Workflow leitet DocuWare die Unterlagen an die jeweilige Abteilung weiter. Abteilungsleiter sowie Einkäufer können dadurch „ihre“ Rechnungen ganz einfach in einer Aufgabenliste mit elektronischen Freigabestempel bearbeiten. Nach der Freigabe erscheint die Rechnung in der Buchhaltung zur Bezahlung. Durch den durchgehend digitalen Workflow sind Rechnungen stets an der richtigen Stelle und gehen nicht mehr verloren, was eine zeitnahe Bezahlung und die Einhaltung von Skontofristen erlaubt. Ein weiterer Workflow erleichtert das Arbeiten im technischen Außendienst: Für jeden Service-Auftrag wird ein SAP-Auftragsformular erstellt und mit Barcode ausgedruckt. Nach getaner Arbeit wird dieses Formular vom Techniker vor Ort mit den erbrachten Serviceleistungen ausgefüllt und vom Kunden unterschrieben. Zurück im Büro muss das Dokument nur noch gescannt werden: DocuWare erkennt anhand des Barcodes sämtliche Auftragsdetails und verwendet diese für die automatische Beleg-Indexierung.
Mehr Kapazitäten für besseren Kundenservice
Der Erfolg des Dokumentenmanagement-Projekts lässt sich bei GÖTTFERT vor allem an der immensen Zeiteinsparung messen: Mitarbeiter haben heute insgesamt deutlich mehr freie Kapazitäten. Da sämtliche Auftragsunterlagen, Vereinbarungen und Änderungen im zentralen Dokumenten-Pool dokumentiert sind, können sich Mitarbeiter voll und ganz ihren Kernaufgaben widmen. Darüber freut sich auch die Geschäftsleitung, denn für das Unternehmen bedeutet das einen besseren Service gegenüber Kunden.
