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Die schnelle Auftragsabwicklung ist für das Familienunternehmen G. Frey Sanitärtechnik seit jeher ein Erfolgsfaktor. Heute sorgt ein Cloud-basiertes DMS für optimierte Arbeitsabläufe und eine rechtssichere Archivierung.

Der Traditionsbetrieb G. Frey Sanitärtechnik kann auf seinen guten Ruf vertrauen: Seine Kunden im württembergischen Esslingen schätzen die Zuverlässigkeit und schnelle Erreichbarkeit des Handwerksbetriebs ebenso wie die Qualität der Sanitärinstallationen. Spezialisiert auf Badsanierungen beschäftigt der Betrieb insgesamt zwölf Mitarbeiter. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hilft dabei, den zeitlichen Aufwand für Organisation und Verwaltung deutlich zu reduzieren.

Die vor der DMS-Einführung praktizierte klassische Betriebsführung mit Dokumentenablage in Papierform kostete zuletzt viel Arbeitszeit. Noch viel aufwendiger aber war die Belegsuche in der täglichen Arbeit, vor allem aufgrund der Artikelvielfalt im Sanitärbereich mit tausenden Produkten verschiedener Hersteller. Wenn etwa Ersatzteile für eine bestimmte Montage benötigt wurden, so mussten die ursprünglichen Rechnungen und Lieferscheine oft lange in Hängeregistern oder Papierordner gesucht werden. 

Land:
Deutschland
Branche:
Handwerk
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung
Deployment:
Cloud
Integration:
Sfirm |Winprojekt

Digitales Dokumenten-Management hat das Thema Archivieren und Suchen auf ein völlig neues Level gebracht – Suchen macht jetzt Spaß. Und als Prokurist habe ich heute einen viel besseren Überblick über die einzelnen Vorgänge. Somit hat DocuWare unsere ursprünglichen Erwartungen an ein DMS bei weitem übertroffen.

Paul Altenburger
Prokurist, G. Frey Sanitärtechnik, Esslingen

Durch die neue DSGVO ergab sich ein weiteres Problem aufgrund der fehlenden rechtlichen Sicherheit im Umgang mit digitalen Dokumenten, die der Handwerksbetrieb als Eingangsrechnungen heute von fast allen Lieferanten erhält. Das Sicherstellen einer gesetzeskonformen Archivierung war letztlich der entscheidende Grund für die Einführung eines DMS. Die Entscheidung für das System fiel nach einer Präsentation des DocuWare-Partners auf einer Informationsveranstaltung. Für die Cloud-Lösung sprachen das gute Preis-Leistungs-Verhältnis sowie die einfache Verfügbarkeit. Gleichzeitig konnte man auf zusätzliche Hardware-Anschaffungen verzichten.

Dokumenten-Pool und Workflow arbeiten Hand in Hand

DocuWare ist heute in Winprojekt integriert, eine spezielle Branchensoftware für das Handwerk. Die damit erstellten Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Mahnungen werden über die Druckfunktion automatisch verschlagwortet und im Dokumenten-Pool gespeichert. Durch die Integration in die E-Banking Software Sfirm wird auch der gesamte Zahlungsverkehr zentral archiviert, ebenso wie sämtliche digital eingehenden Rechnungen und Lieferscheine. Die wenigen Belege, die man noch per Post erhält, werden gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und ebenfalls abgelegt. Gleichzeitig steuern mehrere digitale Workflows die Auftragsbearbeitung, die Rechnungsstellung sowie die anschließende Zahlungsüberwachung. Mit Eingang des Kundenauftrags erhält die Montage dazu zunächst den Auftragszettel, welcher die zu erledigenden Arbeiten dokumentiert und am Ende vom Kunden unterschrieben wird. Zurück im Büro wird dieser gescannt und in DocuWare abgelegt, worauf automatisch die Abläufe zur Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung angestoßen werden. So meldet das System etwa fällige Mahnungen im Falle eines Zahlungsausfalls. Bei Kundenanfragen können die Mitarbeiter jederzeit und mit nur wenigen Mausklicks auf alle Dokumente zugreifen. Auch die elektronische Prüfung von Eingangsrechnungen bringt Arbeitserleichterung und mehr Transparenz mit sich. Sobald eine Rechnung digital und revisionssicher archiviert ist, kann sie von der Geschäftsführung schnell und bequem am Bildschirm geprüft und freigeben werden. Ein weiterer Vorteil des DMS-Einsatzes: Dank DATEV-Integration werden die kompletten Datensätze inklusive Kreditorennummer, Zahlungsziel, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN usw. nach Freigabe an das Rechnungswesen übergeben.

Arbeitserleichterung für alle Beteiligten

Viele Arbeitsabläufe in der Verwaltung des Handwerksbetriebs haben sich dank Digitalisierung verbessert und sind deutlich schneller geworden. Neben der gewonnenen Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten ist deren schnelle und leichte Verfügbarkeit für die Mitarbeiter das größte Plus. Sogar von unterwegs oder beim Kunden können sie auf notwendige Unterlagen zugreifen. Statt mühsam Papierordner zu durchsuchen, genügt jetzt beispielsweise die Eingabe einer Artikelnummer. Sofort ist klar, wann und von welchem Großhändler eine Armatur geliefert wurde. Notwendige Ersatzteile sind umgehend bestellt, Garantieansprüche im Handumdrehen geklärt – insgesamt eine unheimliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten.

Im Arbeitsalltag ist die einfache Dokumentensuche mit den schnellen und sehr guten Ergebnissen eine große zeitliche Erleichterung für unseren Betrieb.

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