DocuWare ist heute in Winprojekt integriert, eine spezielle Branchensoftware für das Handwerk. Die damit erstellten Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Mahnungen werden über die Druckfunktion automatisch verschlagwortet und im Dokumenten-Pool gespeichert. Durch die Integration in die E-Banking Software Sfirm wird auch der gesamte Zahlungsverkehr zentral archiviert, ebenso wie sämtliche digital eingehenden Rechnungen und Lieferscheine. Die wenigen Belege, die man noch per Post erhält, werden gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und ebenfalls abgelegt. Gleichzeitig steuern mehrere digitale Workflows die Auftragsbearbeitung, die Rechnungsstellung sowie die anschließende Zahlungsüberwachung. Mit Eingang des Kundenauftrags erhält die Montage dazu zunächst den Auftragszettel, welcher die zu erledigenden Arbeiten dokumentiert und am Ende vom Kunden unterschrieben wird. Zurück im Büro wird dieser gescannt und in DocuWare abgelegt, worauf automatisch die Abläufe zur Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung angestoßen werden. So meldet das System etwa fällige Mahnungen im Falle eines Zahlungsausfalls. Bei Kundenanfragen können die Mitarbeiter jederzeit und mit nur wenigen Mausklicks auf alle Dokumente zugreifen. Auch die elektronische Prüfung von Eingangsrechnungen bringt Arbeitserleichterung und mehr Transparenz mit sich. Sobald eine Rechnung digital und revisionssicher archiviert ist, kann sie von der Geschäftsführung schnell und bequem am Bildschirm geprüft und freigeben werden. Ein weiterer Vorteil des DMS-Einsatzes: Dank DATEV-Integration werden die kompletten Datensätze inklusive Kreditorennummer, Zahlungsziel, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN usw. nach Freigabe an das Rechnungswesen übergeben.
Viele Arbeitsabläufe in der Verwaltung des Handwerksbetriebs haben sich dank Digitalisierung verbessert und sind deutlich schneller geworden. Neben der gewonnenen Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten ist deren schnelle und leichte Verfügbarkeit für die Mitarbeiter das größte Plus. Sogar von unterwegs oder beim Kunden können sie auf notwendige Unterlagen zugreifen. Statt mühsam Papierordner zu durchsuchen, genügt jetzt beispielsweise die Eingabe einer Artikelnummer. Sofort ist klar, wann und von welchem Großhändler eine Armatur geliefert wurde. Notwendige Ersatzteile sind umgehend bestellt, Garantieansprüche im Handumdrehen geklärt – insgesamt eine unheimliche Arbeitserleichterung für alle Beteiligten.
