Rechnungsdurchlauf dauerte oft drei Wochen
Vor dem Einsatz von DocuWare dauerte der Durchlauf einer Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung oft über drei Wochen. Versäumte Skontofristen und überschrittene Zahlungsziele führten regelmäßig zu Unzufriedenheit bei den Lieferanten. Im Jahr 2020 wurde die grundsätzliche Entscheidung getroffen, eine digitale Workflow-Lösung für die Rechnungsverarbeitung einzuführen.
Bei der Softwareauswahl überzeugte DocuWare Cloud insbesondere durch die einfache Handhabung und die Möglichkeit, alle Beteiligten ohne zusätzliche Hardware einzubinden – unabhängig davon, ob sie mit Notebooks, Tablets oder Smartphones arbeiten. Dies war ein zentraler Aspekt, da viele Ehrenamtliche mit privaten Endgeräten in den Prüfprozess eingebunden sind. Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt in einem der vier Verwaltungszentren wurde das Großprojekt gestartet.
Heute werden Rechnungen dezentral von den Einrichtungen gescannt oder direkt per E-Mail in den DocuWare Briefkorb importiert. Dort erfolgt das Auslesen durch intelligente Indexierung und anschließender Ablage des Belegs. Im Workflow wird die Rechnung zunächst am Standort auf Mandantenebene vorkontiert, sachlich/rechnerisch geprüft und zur Freigabe weitergeleitet. Für die Abzeichnung und Freigabe sind häufig ehrenamtlich Tätige, etwa Kirchenvorstände, zuständig, die diese Aufgabe dank DocuWare bequem an ihrem Handy, Tablet, Notebook oder PC erledigen können.
Große Begeisterung und neue Pläne
Nach der Freigabe am Standort gelangt die Rechnung in das regionale Verwaltungszentrum. Je nach Art der Rechnung erfolgt dort gegebenenfalls eine zusätzliche Prüfung, etwa durch das Kita- oder Baureferat. Anschließend wird die Rechnung an das ERP-System MACH übergeben, das in der öffentlichen Verwaltung weit verbreitet ist.
Die Buchhaltung des betreffenden Verwaltungszentrums komplettiert die Kontierung, verbucht die Rechnung und gibt sie zur Zahlung frei. Eine vom Realisierungspartner bereitgestellte Schnittstelle sorgt für den reibungslosen Stammdatenabgleich zwischen DocuWare und MACH.
Nach dem erfolgreichen Rollout des digitalen Rechnungseingangs-Workflows im gesamten Erzbistum ist die Begeisterung für das Digitalisierungsprojekt groß – ein Erfolg, der angesichts der heterogenen Nutzergruppe nicht selbstverständlich war. Weitere Digitalisierungsmaßnahmen sind in Planung, ein Pilotprojekt zum Vertragsmanagement mit ausgewählten Nutzern läuft bereits.
