Bei der Wahl eines DMS haben Dr. Hägele die Vorteile überzeugt, die DocuWare Cloud seinem Unternehmen bietet. Zusätzliche Investitionen in Hardware konnte er dadurch vermeiden, auch muss er sich nicht selbst um die Wartung des Systems und die Datensicherung kümmern. Dass die Dokumente in einem Rechenzentrum in Europa gespeichert werden, hat seine anfänglichen Bedenken wegen der Sicherheit der Daten zerstreut.
Nebenbei wird automatisch indexiert
Im Dezember 2014 wurde mit dem DocuWare-Einsatz begonnen. Die Struktur der Arbeitsabläufe im Backoffice änderte sich dadurch kaum. Acht der zehn Mitarbeiter arbeiten heute mit dem DMS. Über eine Schnittstelle ist DocuWare in das Warenwirtschaftssystem für Apotheken von Lauer-Fischer integriert und ausgehende Rechnungen werden automatisch archiviert. Alle Rezepturen der individuell hergestellten Arzneimittel werden mit der gesamten Dokumentation gescannt, automatisch verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Mit den täglich eingehenden Lieferscheinen wird ebenso verfahren. Jeweils am Monatsende werden diese dann mit den Sammelrechnungen abgeglichen und geprüft. Früher wurden die Lieferscheine dafür in Kisten gesammelt und jeweils nach vier Wochen mühsam den verschiedenen Rechnungen zugeordnet. Jetzt genügt ein Mausklick um sich sofort den Überblick zu verschaffen, ob Lieferungen und Rechnungsstellung übereinstimmen.
Digitaler Stempel ersetzt die Unterschrift
Zur weiteren Bearbeitung der Rechnungen beginnt anschließend ein Workflow. Die geprüften Rechnungen werden gescannt, verschlagwortet und archiviert. Wenn der Geschäftsführer sie gezahlt hat, werden die Dokumente in der Aufgabenliste des externen Steuerberaters angezeigt, der in den Workflow miteingebunden ist. Er kann das Dokument an seinem Arbeitsplatz aufrufen, buchen, mit seinem Stempel markieren und den Workflow beenden.
Die Mitarbeiter haben sich in der Ermstal-Apotheke schnell an die Abläufe bei der Ablage der Dokumente gewöhnt und wissen die Vorteile des Systems zu schätzen. Früher hatte vor allem die häufige Suche nach Rechnungen und Lieferscheinen viel Zeit gekostet, wenn etwa ein Hersteller oder Lieferant eines bestimmten Produkts gefragt war. Heute erscheint innerhalb von Sekunden übersichtlich am Bildschirm, wonach man früher auch schon einmal einen halben Tag suchen musste.
