Hohe Qualität der Indexdaten

Nach erfolgter Prüfung im Fachbereich gehen Rechnungen unter einem Schwellenwert von 1000 Euro direkt weiter an den Finance-Bereich, bei höheren Beträgen zieht die Rechnungsprüfung noch eine Schleife über das Controlling. Wenn der Finance-Bereich die Rechnung final freigegeben hat, gelangen die Daten zur Buchung ans SAP-System. Masken in SAP werden durch die DocuWare Indexierung vorausgefüllt. Während der Workflow intern selbst designt wurde, hat die Schnittstelle zum SAP-System der DocuWare Partner entwickelt. Die Brücke zu SAP sorgt dafür, dass die Indexfelder von DocuWare in der SAP-Buchhaltung perfekt „gemappt“ werden.

Während früher eine Rechnung vom Eingang bis zur Freigabe schon mal zwei Wochen brauchen konnte, sind es heute in der Regel nur zwei Tage. Bei Urlaub kommt eine Vertreterregelung zum Tragen. Im Verhältnis zu den Lieferanten bedeutet dies eine deutliche Serviceverbesserung, da auch jederzeit Auskunft gegeben werden kann, wenn eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde, woran es liegt. Für die Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung bedeutet der Rechnungsworkflow, dass sie kein Papier mehr vor sich haben. Sie klicken bei der Buchung in SAP auf einen Anhang, der ein Link zu DocuWare ist. Auf dem linken Monitor sehen sie das DMS und können kurz prüfen, auf dem rechten Monitor im SAP-System können sie die Buchung abschließen.

Pipeline mit vielen DMS-Projekten

Künftig sollen Bestellanforderungen in DocuWare erfasst, geprüft und genehmigt werden und dann als Bestellvorschläge ans SAP-System gegeben werden. Ein weiteres Thema aus dem Legal-Bereich, die gesetzliche Forderung nach einer Möglichkeit für anonymes „Whistleblowing“, soll ebenfalls mit einem DocuWare Formular umgesetzt werden. Neben einer Vertragsdatenbank zeichnen sich u.a. im Kundenprojekt-Geschäft und in der Produktentwicklung bereits DMS-Projekte ab, wie etwa Dashboards für Auswertungen.