Problematisch war neben dem langwierigen Prozess auch die dezentrale Ablage der Dokumente. Angebote lagen zum Beispiel verstreut in E-Mail-Postfächern, was insbesondere dann zum Hindernis wurde, wenn Mitarbeitende aufgrund ihrer Arbeit im Feld schwer erreichbar waren. Rückfragen landeten in diesem Fall in der Finanzabteilung, die oft keinen Zugriff auf die benötigten Dokumente hatte. Mit zunehmendem Aufwand stieß das händische System immer mehr an seine Grenzen. Der EWT suchte daher gezielt nach einer administrativen Entlastung. Von allen analysierten DMS-Lösungen erfüllte DocuWare nicht nur die funktionalen Anforderungen am besten, sondern war auch eine der wirtschaftlichsten Lösungen.
Nahtlose Integration, einfache Bedienung
Mit dem Cloud-basierten System wurden alle bisherigen Abläufe, inklusive der ehemals genutzten Excel-Formulare, in digitale Workflows überführt. Besonders benutzerfreundlich: Das DMS ist nahtlos in die vertraute Microsoft SharePoint-Oberfläche integriert, wodurch aufwendige Schulungsmaßnahmen entfielen. Mitarbeitende füllen ihre digitalen Formulare direkt in SharePoint aus, fügen die erforderlichen Dokumente hinzu und senden den Vorgang ab. Im Hintergrund übernimmt DocuWare die revisionssichere Ablage und steuert den gesamten Freigabeprozess. Sobald ein Dokument zur Genehmigung ansteht, wird die zuständige Stelle automatisch per E-Mail informiert und kann die Freigabe bequem per digitalem Stempel erteilen. Müssen Dokumente – etwa Eingangsrechnungen – später in anderen IT-Systemen weiterverarbeitet werden, übermittelt das DMS die relevanten Daten über Schnittstellen automatisch, beispielsweise an das ERP-System Sage Intacct. Eine doppelte Datenerfassung entfällt, denn die Buchungssätze werden direkt aus den übermittelten Informationen generiert. Neben diesen Abteilungen setzt der EWT DocuWare auch in weiteren Bereichen wie der Personalverwaltung und dem Vertragsmanagement ein.
Spürbarer Nutzen auf allen Ebenen
Dank DocuWare sind heute sämtliche Abläufe deutlich einfacher: Statt ausgefüllte Excel-Formulare mit Anhängen manuell per E-Mail hin- und herzuschicken, übernimmt heute das DMS die komplette Workflow-Steuerung. Der aktuelle Freigabestatus ist jederzeit und standortunabhängig einsehbar, ohne dafür wie früher die Finanzabteilung befragen zu müssen. Auch auf Prozessebene bringt die Lösung entscheidende Vorteile: Die neu gewonnene Transparenz macht Nachweispflicht und Berichterstattung nicht nur einfacher, sondern auch deutlich schneller. Während früher Informationen zur Mittelverwendung erst nach vollständiger Freigabe und manueller Datenübertragung ins ERP-System vorlagen, stehen sie heute bereits ab dem Zeitpunkt der Bedarfsmeldung zur Verfügung. Die für Projektberichte relevanten Informationen liegen dadurch nicht nur früher vor, sondern sind auch standardisiert aufbereitet. Das reduziert den administrativen Aufwand erheblich – und stellt sicher, dass mehr Spendenmittel genau dort ankommen, wo sie am meisten bewirken: in den Projekten vor Ort.
