Problemlose Umstellung
In der Verwaltung des Motorenherstellers wurden alle Arbeitsplätze mit einem zweiten Bildschirm ausgestattet, die Fertigungsabteilung erhielt zusätzlich Dokumentenscanner. Über eine Schnittstelle wurde DocuWare in das ERP-System auf der AS/400 integriert. Damit werden die im ERP erstellten Dokumente wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragspapiere mit der Druckfunktion automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert.
Im Verkauf wurde ein abteilungsübergreifender Workflow zur Angebotserstellung eingerichtet. Sobald eine Kundenanfrage per Anruf oder per Mail in der Zentrale des Unternehmens eintrifft, wird sie dort entweder von der Mitarbeiterin schriftlich erfasst und in DocuWare archiviert oder über Connect to Outlook automatisch indexiert und abgelegt. Mit der Ablage startet der Workflow. Jederzeit hat Prokurist Odenwald den Überblick, welches Angebot mit welchem Wert noch offen ist.
Als zweites wurde ein sehr komplexer Workflow zur Auftragsabwicklung installiert, der mit der Bestellung eines Kunden beginnt. Nach Ablage im Dokumenten-Pool geht die Bestellung zuerst an den Geschäftsführer, der den Zeitraum für die Fertigung des Motors einplant und die Lieferzeit festlegt. Danach wird der Auftrag im ERP-System erfasst und alle Auftragsunterlagen erstellt. Anschließend erscheint der Auftrag in der Aufgabenliste der Auftragserteilung. Wurde der Motor schon einmal hergestellt, wird dieser Auftrag dupliziert. Andernfalls muss der Auftrag noch einmal durch die Abteilungen Konstruktion und Elektrotechnik, bis eine Auftragskarte mit allen speziellen Informationen für die Fertigungsabteilung erstellt und gedruckt werden kann. Es folgt eine Preisprüfung, danach wird die Auftragsbestätigung erstellt, die die Geschäftsführung abschließend überprüft. Erst dann wird die Auftragsbestätigung automatisch per Mail versandt. Zugleich erhält die Fertigung die Information, dass sie mit der Produktion des Motors beginnen kann. Sobald diese meldet: „Motor ist fertig“, erhält das Versandbüro die Aufgabe, alle Unterlagen für den Versand fertig zu machen. Die Rechnung wird im ERP-System gedruckt und nach einer Prüfung automatisch per Mail verschickt. Damit endet der Workflow.
Vollständig papierlos
Für die Mitarbeiter hat sich ihre gewohnte Arbeitsweise nur marginal verändert und für ihre Aufgaben stehen dank der Volltextsuche alle Unterlagen zu einem Vorgang sofort zur Verfügung. Dadurch ist leicht zu kontrollieren, wo sich ein Auftrag gerade befindet und wer in welcher Abteilung damit beschäftigt ist. Ein Vorteil auch, wenn im Krankheitsfall ein Vertreter einspringen muss. Ohne lange suchen zu müssen hat dieser sofort an seinem Arbeitsplatz sämtliche notwendigen Unterlagen zur Hand.
