Digitale Projektakten für schnellen Zugriff

Im Februar 2020 wurde in der Projektierung mit dem DocuWare Einsatz begonnen. Bei Egger Schaltanlagen werden pro Jahr durchschnittlich 600 Projekte bearbeitet, die Mitarbeiter müssen dabei täglich etwa 2000 Seiten Unterlagen archivieren. Dazu zählen umfangreiche Bauanleitungen ebenso wie Angebote, Notizen oder Nachweisprotokolle. „Wir waren zwar auch vor Einführung des DMS bei der Ablage in Papierordnern gut organisiert, hatten aber viele Laufwege, was sehr viel Zeit kostete“, sagt Pascal Egger. Gut eine Stunde konnte es dauern, wenn Unterlagen aus dem Archiv im Hochregallager etwa für Servicearbeiten herausgesucht werden mussten. Heute werden sämtliche Dokumente, die ein Projekt betreffen, unter der entsprechenden Projektnummer im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und stehen damit allen berechtigten Mitarbeitern in der digitalen Projektmappe sofort zur Verfügung. Papierunterlagen werden dafür gescannt, mit Intelligent Indexing verschlagwortet und gespeichert. Durch die Integration von DocuWare in XPANDIT, der Software für Projekterstellung, sind alle dort generierten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferscheine mit nur einem Mausklick sofort gespeichert und automatisch indexiert. Die Arbeitsabläufe haben sich massiv verbessert, ist Geschäftsführer Egger zufrieden: „Projekte können jetzt viel schneller bearbeitet werden, da wir uns grundsätzlich nicht mehr vom Arbeitsplatz wegbewegen müssen. Jeder hat alle Informationen zum Projekt mit ein paar Mausklick zur Verfügung.“ Aber auch auf den Baustellen können Bauleiter oder Serviceangestellte jederzeit über das Internet auf die digitale Projektakte zugreifen. Ein weiterer Vorteil: Falls Kunden über ein Projekt Informationen brauchen, können ihnen jetzt die erforderlichen Unterlagen noch während des Telefonats per Mail zugeschickt werden.

Transparenz in allen Bereichen

Nachdem das erste Ziel erreicht war, haben sich für DocuWare eine Reihe weiterer Einsatzmöglichkeiten ergeben, erklärt Pascal Egger. Als nächstes wurden Buchhaltung und Personalabteilung in das DMS eingebunden. In der Buchhaltung sorgt heute ein vorkonfigurierter Workflow für die schnelle und transparente Prüfung der Eingangsrechnungen. Ein Workflow für Abwesenheitsmeldungen ermöglicht es den Mitarbeitern mit dem Handy bequem auch von zuhause aus ihren Urlaubsantrag in ein Web-Formular einzutragen oder Krankheitsfälle und Arzttermine so zu melden. Geschäftsführer Egger kann dann sofort reagieren, Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Gleichzeitig behält auch die Personalabteilung den Überblick. 

Was Pascal Egger an DocuWare besonders gefällt, ist die Einfachheit der Bedienung und dass der Zugriff auf die Dokumente von überall aus möglich ist. Der DocuWare Einsatz soll deshalb kontinuierlich ausgebaut werden. Ein Vertragsmanagement wird gerade installiert, weitere Workflows sind in Planung. Auf dem Weg zur Digitalisierung will Pascal Egger jedoch nichts überstürzen: „Besonders unsere älteren Mitarbeiter müssen sich an die veränderten Arbeitsabläufe erst einmal gewöhnen. Jeder soll verstehen, welche Vorteile das DMS für ihn bringt.“