In einem ersten Projektschritt wurden die Eingangsrechnungen vollständig digitalisiert. Da unternehmensweit bereits zwölf Multifunktionsgeräte zur Digitalisierung von Papierunterlagen vorhanden und die Arbeitsplätze der Sachbearbeiter mit Großbildschirmen ausgestattet waren, entfielen zusätzliche Hardware-Investitionen. DocuWare wurde in ADDISON und das führende System, die speziell für die Automobil- und Nutzfahrzeugbranche konzipierte ERP-Software FILAKS.PLUS, integriert. Gemeinsam mit den Kollegen aller beteiligten EBB-Unternehmensbereiche wurden anschließend Workflows entwickelt, die Bearbeitungswege für Eingangsrechnungen für unterschiedlichste Konstellationen abbilden.
Als Erstes wurden Abläufe genauestens analysiert und anschließend optimiert. Daraus entstanden hochkomplexe Workflows mit bis zu 50 Abfragen und Verzweigungen. So gibt es beispielsweise Workflows, die Eingangsrechnungen in einen Reklamationsstatus versetzen und im ERP-System automatisiert überprüfen, ob eine passende Bestellung vorliegt. Ein Erinnerungs-Workflow ruft eine Eingangsrechnung nach einem einstellbaren Zeitraum erneut auf, ohne die Kontierung aufzuhalten. Begleitet von individuellen Trainings für alle involvierten Abteilungen, startete die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung im März 2018 in den Produktivbetrieb.
Aufgrund der dezentralen Unternehmensstruktur mit mehreren Geschäftsstellen waren Belege oft tagelang unterwegs und gingen gelegentlich sogar verloren. Heute sind die Bearbeitungszeiten auf ein Drittel reduziert worden, die Prozesse sind sicher und es wird sehr viel Geld durch Skonti eingespart.
Als Nächstes startet die komplette Digitalisierung des gesamten Vertriebsprozesses. Zwischen 600 und 700 Nutzfahrzeuge finden bei der EBB Truck-Center GmbH jährlich einen Käufer. Rund um den Verkaufsprozess fallen üblicherweise mehr als 100 Seiten Dokumente und Aufzeichnungen an, die bislang – geordnet in 30 Registern – in einem klassischen Papierordner gesammelt werden. Ziel ist es, diesen Ordner nach Verkaufsabschluss nicht zu digitalisieren, sondern stattdessen ihn im Rahmen des Verkaufsprozesses von Anfang an digital aufzubauen.
Auch bei den Einsätzen der mobilen EBB Truck-Center Service-Teams, die LKW-Fahrer im Pannenfall unterstützen, und der Optimierung der Kundenkommunikation sieht das Unternehmen langfristig Einsatzpotentiale für DocuWare. Zweifel, die damit verbundenen technologischen Herausforderungen zu bewältigen, hat das EBB IT-Team nicht und schätzt besonders, wie DocuWare auf fachlicher Ebene mit seinen Kunden kommuniziert. Die technischen Dokumentationen und Online-Tools wie die Knowledge Base oder der FAQ-Bereich sind ausführlich und informativ. Auch im direkten Kontakt mit dem technischen Support, sind bislang keine Fragen offengeblieben.
