Schnelle Bearbeitung dank Digitalisierung
Gemeinsam mit dem System wurden vier Scanner und einige neue PCs gekauft, sowie die eingebundenen Arbeitsplätze mit zweiten Bildschirmen ausgestattet. In der Finanzbuchhaltung arbeiten heute rund 20 Anwender täglich mit der Lösung. Für die Rechnungsprüfung sind darüber hinaus etwa 80 Mitarbeiter aus den Fachabteilungen und dem 15 Kilometer entfernten Logistikzentrum eingebunden. Der DMS-Einsatz beginnt mit dem Scannen und Ablegen sämtlicher Lieferscheine. Über eine Schnittstelle sucht die Software dabei die Lieferantenstammdaten aus dem AS/400-Buchhaltungssystem heraus und indexiert die Belege automatisch. Ähnlich verfährt man bei Eingangsrechnungen in Papierform. Die meisten Rechnungen erhält die Duttenhofer Group jedoch in elektronischer Form. Lieferanten schicken diese per E-Mail an eine speziell dafür eingerichtete Mail-Adresse. DocuWare liest dieses Postfach aus und archiviert die Rechnungen vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool. Anschließend beginnt der Workflow: Warenrechnungen werden sofort vom Sachbearbeiter kontrolliert und freigegeben, Kostenrechnungen werden von den Fachabteilungen geprüft. Das DMS weist die Belege in diesem Fall der zuständigen Abteilung zu und benachrichtigt die AnwenderInnen zusätzlich per Mail. Nach der Belegkontrolle schickt der Workflow die Rechnungen wieder in die Verwaltung, wo sie gebucht und bezahlt werden. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden dabei stets im Workflow-Protokoll festgehalten. Ein weiterer Ablauf erleichtert die Abwicklung von Retouren im Logistikzentrum. Die mit der Ware zurückgeschickten Lieferscheine werden gleich gescannt, indexiert und archiviert. Anschließend können sowohl MitarbeiterInnen des Logistikzentrums als auch die KollegInnen aus dem Vertrieb auf die Lieferscheine zugreifen und die Retouren entsprechend bearbeiten.
Schlanke Prozesse minimieren Fehleranfälligkeit
Vor allem die Finanzbuchhaltung wurde durch den DMS-Einsatz sehr stark entlastet. Denn Fachabteilungen können heute selbst auf Rechnungen und Lieferscheine zugreifen, die sie für ihre Aufgaben brauchen. Das spart viel Zeit. Gleichzeitig sind die Abläufe bei Rechnungsprüfung und Ablage viel schlanker geworden, die Fehleranfälligkeit wurde hier deutlich minimiert. Auch deshalb will man das DMS-Projekt in Zukunft weiter ausbauen. Mehrere Abteilungen stehen schon bereit und wollen die Vorteile möglichst bald für sich nutzen. Bereits in Planung sind Archive für die Verwaltung der SEPA-Mandate sowie der Service-Verträge in den Vertriebsabteilungen.
