Dreßler Bau wickelt Prüfungsabläufe bei Eingangsrechnungen durchgängig digital ab. Die Finanzabteilung erzielt durch schnelle Rechnungsdurchläufe maximale Skontoausnutzung. Mitarbeiter haben darüber hinaus mehr Zeit für ihre jeweiligen Kernaufgaben.

Die Firma Dreßler hat sich nicht nur beim schlüsselfertigen Bauen einen Namen gemacht, sondern ist auch für die behutsame Sanierung kunsthistorischer Bauwerke bekannt. Für die elektronische Steuerung aller Geschäftsprozesse setzt das Traditionsunternehmen auf eine moderne IT und ein innovatives Dokumentenmanagement-System (DMS). Das verbessert sowohl die Arbeitseffizienz als auch die Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern.

Bereits vor Jahren wurde das Rechenzentrum sukzessive modernisiert und erweitert. Heute werden insgesamt 250 Anwender in den bundesweit sechs Niederlassungen und auf etwa 30 Baustellen über Citrix mit der Aschaffenburger Zentrale verbunden. Die speziell auf die Baubranche zugeschnittene ARRIBA-Software fungiert dabei als zentrale Applikationsplattform – erweitert um die DMS-Lösung DocuWare. Ausschlaggebend hierfür war die bis dahin unbefriedigende Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Diese gingen früher in Papierform in den jeweiligen Standorten ein. Der aufwändige Freigabeprozess über Baustellen hinweg führte zu sehr lange Bearbeitungsläufen von bis zu 14 Tagen, wodurch man Skontofristen oft gar nicht oder erst in letzter Minute einhielt.

Land:
Deutschland
Branche:
Bauwesen
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Unternehmensübergreifend |Bauleitung |Angebotsbearbeitung
Deployment:
On-Premises
Integration:
ARRIBA (Bausoftware)

Die Finanzplanung profitiert maßgeblich von der digitalen Rechnungsprüfung, so dass sich durch schnellere Durchlaufzeiten maximale Skontoerträge erzielen lassen. Auch digitale Bauakten erleichtern unseren Mitarbeitern ihre tägliche Arbeit. Sie haben dadurch mehr Zeit für ihre jeweiligen Kernaufgaben.

Timo Dill
Leiter Rechnungswesen, Dreßler Bau, Aschaffenburg

Digitaler Dokumentenzugriff von der Baustelle aus

Heute erfolgt die zentrale Erfassung aller eingehenden Rechnungen in der Buchhaltung in Aschaffenburg. Der manuelle Postlauf entfällt damit komplett. Nach dem stapelweisen Scannen indexiert DocuWare sämtliche Belege und legt sie einzeln im digitalen Dokumenten-Pool ab. Ähnlich verfährt man mit elektronischen Rechnungen im PDF-Format. Das DMS übergibt im Anschluss die Rechnungsdatensätze zur Vorkontierung an das ARRIBA-Rechnungsbuch und startet den Bearbeitungsworkflow in den Niederlassungen. Hierzu erhalten die Bereichskaufleute entsprechende Links auf die freizugebenden Rechnungen in ihren digitalen Aufgabenlisten und können die Vorprüfung vornehmen. Mit Hilfe elektronischer Stempel werden die Belege anschließend an die zuständigen Bauleiter weitergeleitet. Zur Sicherheit informiert DocuWare diese zusätzlich per E-Mail über anstehende Aufgaben. Nach erfolgter Prüfung setzt der Bauleiter einen elektronischen Stempel auf die Rechnung, so dass die Transaktion letztendlich auch vom jeweiligen Bereich im Finanzmodul der ARRIBA-Software als geprüft markiert werden kann – gemäß dem Vier-Augen-Prinzip erfolgt diese endgültige Freigabe der Bezahlung bewusst manuell. Das Rechnungswesen in der Firmenzentrale kann dabei sämtliche Schritte des Workflows in Übersichtstabellen verfolgen.

Wettbewerbsvorteile durch elektronische Akten

Die beteiligten Mitarbeiter haben die elektronischen Geschäftsprozesse schnell akzeptiert – schließlich orientieren sich diese konsequent an den bewährten papierbasierten Abläufen. Die Durchlaufzeiten konnten so drastisch reduziert werden. Bereits wenige Wochen nach der Einführung ließen sich etwa 20 Prozent der Rechnungen, die morgens gescannt wurden, noch am selben Tag prüfen, freigeben und buchen. Bei Rückfragen liefert eine Recherche direkt aus ARRIBA heraus alle Dokumente des Vorgangs bis hin zum Zahlungsavis. Dieser Komfort wird auch von „Nicht-Kaufleuten“ und auf den Baustellen geschätzt, denn dank DocuWare stehen alle Abrechnungsdaten auch ohne Hilfe aus der Buchhaltung aktuell und strukturiert für die monatliche Bauleistungsrechnung oder für Diskussionen mit Projektbeteiligten zur Verfügung. Mit der digitalen Rechnungsprüfung war somit die Methode etabliert, vorgangsbezogene Korrespondenz unmittelbar nach der Erzeugung beziehungsweise nach dem Eingang elektronisch zu archivieren. Inzwischen wird das auch im baubetrieblichen Umfeld praktiziert, etwa indem Informationen aus unterschiedlichsten Kommunikationskanälen in digitalen Bauakten zusammengeführt werden, die anschließend allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. So ist man auch in Zukunft gut für den Wettbewerb gewappnet.

Bei Nachfragen steht den verantwortlichen Kollegen dank DocuWare die komplette Projektdokumentation zur Verfügung. Dies ist vor allem im Qualität-Management sehr hilfreich, wo es besonders auf Vollständigkeit ankommt.

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation