Digitaler Dokumentenzugriff von der Baustelle aus
Heute erfolgt die zentrale Erfassung aller eingehenden Rechnungen in der Buchhaltung in Aschaffenburg. Der manuelle Postlauf entfällt damit komplett. Nach dem stapelweisen Scannen indexiert DocuWare sämtliche Belege und legt sie einzeln im digitalen Dokumenten-Pool ab. Ähnlich verfährt man mit elektronischen Rechnungen im PDF-Format. Das DMS übergibt im Anschluss die Rechnungsdatensätze zur Vorkontierung an das ARRIBA-Rechnungsbuch und startet den Bearbeitungsworkflow in den Niederlassungen. Hierzu erhalten die Bereichskaufleute entsprechende Links auf die freizugebenden Rechnungen in ihren digitalen Aufgabenlisten und können die Vorprüfung vornehmen. Mit Hilfe elektronischer Stempel werden die Belege anschließend an die zuständigen Bauleiter weitergeleitet. Zur Sicherheit informiert DocuWare diese zusätzlich per E-Mail über anstehende Aufgaben. Nach erfolgter Prüfung setzt der Bauleiter einen elektronischen Stempel auf die Rechnung, so dass die Transaktion letztendlich auch vom jeweiligen Bereich im Finanzmodul der ARRIBA-Software als geprüft markiert werden kann – gemäß dem Vier-Augen-Prinzip erfolgt diese endgültige Freigabe der Bezahlung bewusst manuell. Das Rechnungswesen in der Firmenzentrale kann dabei sämtliche Schritte des Workflows in Übersichtstabellen verfolgen.
Wettbewerbsvorteile durch elektronische Akten
Die beteiligten Mitarbeiter haben die elektronischen Geschäftsprozesse schnell akzeptiert – schließlich orientieren sich diese konsequent an den bewährten papierbasierten Abläufen. Die Durchlaufzeiten konnten so drastisch reduziert werden. Bereits wenige Wochen nach der Einführung ließen sich etwa 20 Prozent der Rechnungen, die morgens gescannt wurden, noch am selben Tag prüfen, freigeben und buchen. Bei Rückfragen liefert eine Recherche direkt aus ARRIBA heraus alle Dokumente des Vorgangs bis hin zum Zahlungsavis. Dieser Komfort wird auch von „Nicht-Kaufleuten“ und auf den Baustellen geschätzt, denn dank DocuWare stehen alle Abrechnungsdaten auch ohne Hilfe aus der Buchhaltung aktuell und strukturiert für die monatliche Bauleistungsrechnung oder für Diskussionen mit Projektbeteiligten zur Verfügung. Mit der digitalen Rechnungsprüfung war somit die Methode etabliert, vorgangsbezogene Korrespondenz unmittelbar nach der Erzeugung beziehungsweise nach dem Eingang elektronisch zu archivieren. Inzwischen wird das auch im baubetrieblichen Umfeld praktiziert, etwa indem Informationen aus unterschiedlichsten Kommunikationskanälen in digitalen Bauakten zusammengeführt werden, die anschließend allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung stehen. So ist man auch in Zukunft gut für den Wettbewerb gewappnet.
