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Referenz: Transport / Logistik

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Höchste Qualitätsstandards in Produktion und Verwaltung sind die Basis für die hohe Kundenzufriedenheit beim Nutzfahrzeugherstellers DAF Trucks. Im Mittelpunkt steht ein zentraler Dokumenten-Pool.

Die Zertifizierung nach verschiedenen globalen ISO- und ISO/TS-Qualitätsnormen sowie der Einsatz von Methoden wie Six Sigma und Kaizen gehören bei DAF Trucks und dem amerikanischen Mutterkonzern PACCAR schon lange zum Geschäftsmodell. Zunehmend höhere Qualitätsstandards lassen sich allerdings ohne den Einsatz modernster Technologien nicht mehr erreichen. Ein Grund dafür, dass man ein Projekt zur digitalen Archivierung von Rechnungen im Bereich Ersatzteile und Zubehör startete. Im Mittelpunkt steht dabei ein zentraler Dokumenten-Pool.

Ausgangspunkt war der Bereich Rechnungswesen im Verwaltungssitz Eindhoven. Der Abteilung drohte der Papier-GAU. Durchschnittlich 50.000 Ausgangsrechnungen wurden monatlich doppelt ausgedruckt und an interne Bearbeiter sowie etwa 1.000 weltweite Handelspartner und Service-Stützpunkte weitergeleitet. Noch brisanter war die Situation bei der Bearbeitung der jährlich 450.000 Eingangsrechnungen im Papier- und EDI-Format. Die Prüfung erfolgte anhand dreier Kriterien: Warenerhalt im Lager, Übereinstimmung mit der Bestellung und korrekter Preis. Die Praxis zeigte jedoch, dass in circa 20 Prozent zumindest ein Kriterium nicht erfüllt war, also in etwa 90.000 Fällen jährlich. Mitarbeiter mussten daraufhin Rücksprache mit der jeweiligen Fachabteilung halten und Rechnungskopien per Briefpost an weltweite Niederlassungen schicken. 

Land:
Niederlande
Branche:
Transport / Logistik
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Controlling |Verwaltung
Deployment:
On-Premises
Integration:
Eigenentwicklung (IBM)

Jährlich rund 600.000 Ausgangsrechnungen und circa 450.000 Eingangsrechnungen werden heute über automatisierte Dokumenten-Workflows bearbeitet. Die Zeitersparnis ist enorm und der Service gegenüber Händlern und Zulieferern konnte deutlich verbessert werden.

Treun Kremers
IT-Projektmanager, DAF Trucks, Eindhoven (Niederlande)

Mit der Prozessdigitalisierung wollte man diese enormen Papierberge abbauen und Bearbeitungszeiten drastisch verkürzen, bei gleichzeitigem Service-Ausbau gegenüber Händlern und Zulieferern. Das Lösungskonzept sah ein spezielles Internet-Portal zur Verteilung aller Ausgangsrechnungen vor. Ausgestattet mit dedizierten Zugriffsrechten sollten Händler Rechnungen rund um die Uhr aus einem elektronischen Postfach abrufen können. Das vorhandene IBM-Mainframe-System mit eigenentwickelter ERP-Lösung stellte dabei eine besondere Herausforderung dar, welcher durch vielfältige Anpassungen des flexiblen DocuWare-Systems Rechnung getragen wurde.

Viele Millionen Dokumente

Bei der Eingangsrechnungsbearbeitung kommt heute ein digitaler Workflow zum Einsatz. Alle papierbasierten Rechnungen werden über Scanner digitalisiert, vom DMS indiziert, abgelegt und anschließend in einem Freigabeprozess geprüft – oft über mehrere Länder hinweg. Software-Tools erlauben die Erstellung vielfältiger Reports, etwa zu offenen Aufgaben. Auch bei der Portallösung zur Verteilung von Ausgangsrechnungen handelt es sich um eine Eigenentwicklung. Eine vom DocuWare-Partner entwickelte Integrationsschnittstelle steuert dabei die Rechnungsübertragung vom ERP-System auf das Portal und ins digitale Archiv. Mittlerweile greifen insgesamt etwa 1.000 DAF-Mitarbeiter auf DocuWare zu, sowohl in der Firmenzentrale als auch in den internationalen Niederlassungen. Schätzungsweise mehr als fünf Millionen Dokumente wurden bereits 2011 sicher im zentralen Dokumenten-Pool verwahrt.

Digitales Rechnungsportal entlastet Sachbearbeiter und Händler

Der Rechnungsversand über das digitale Händlerportal stellt für DAF Trucks eine deutliche Erleichterung dar und für Händler eine willkommene Serviceverbesserung. Durch den blitzschnellen Dokumentenzugriff bearbeiten Mitarbeiter Rückfragen und Reklamationen schnell und unbürokratisch. Hinzu kommt die Einsparung an Lagerfläche, der geringere Papierverbrauch und das Wegfallen des zeitintensiven Postwegs. Noch deutlicher wird der Nutzen der durchgehenden Prozessdigitalisierung bei der heute äußerst transparenten und sicheren Bearbeitung von Eingangsrechnungen. War beispielsweise bisher eine Bestellung nicht eindeutig zuordenbar, erwies sich die Rechnungsprüfung als extrem zeitaufwändig, da man zur Klärung der Verantwortlichkeit zunächst Kopien an unterschiedliche Niederlassungen schicken musste. Heute kann DAF Trucks unklare Rechnungen auf elektronischem Wege und in kürzester Zeit an einen großen Personenkreis verteilen und den internen Auftraggeber schnell ermitteln. Ein Vorteil, der nicht nur die Effizienz steigert, sondern durch die zeitnahe Bearbeitung auch das Einhalten von Skontofristen sicherstellt. Gleichzeitig schätzt man die Flexibilität des Systems: Sollte das Unternehmen etwa auf ein ERP-Standardprodukt wie SAP umsteigen, so passt sich das DMS dank seiner Modularität und der vorhandenen Schnittstellen entsprechend an. Das erhöht auch die Investitionssicherheit der Lösung.

Den Senkungen unserer eigenen Betriebs- und Verwaltungskosten steht ein spürbarer Gewinn an Servicequalität auf Seiten unserer Händler und Lieferanten gegenüber.“

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