Während der DMS-Implementierung durch den DocuWare-Partner wurden die im Qualitätsmanagement-Handbuch definierten Prozessabläufe digital im System abgebildet, getestet und optimiert, sowie vorhandene Dokumente in DocuWare eingelesen. Der Mittelständler verwendet heute insgesamt vier elektronische Hauptarchive für die Bereiche Projekte, Verwaltung, Personal sowie Fuhrpark, Maschinen und Arbeitssicherheit. Die Digitalisierung von Papierdokumenten erfolgt über elf Tischscanner an verschiedenen Arbeitsplätzen. Außerdem erlaubte eine standardisierte Schnittstelle die Integration in eine speziell für das Handwerk entwickelte Branchenlösung.
Komplett digitale Projektmappen
Parallel zur Einführung definierte das Unternehmen Digitalisierungs-Richtlinien für sämtliche Betriebsbereiche. Das Spektrum reicht vom Rechnungswesen, wo über eine intelligente Indexierung jährliche rund 4.000 Eingangsrechnungen geprüft und gebucht werden, bis zur Personalabteilung, welche mittlerweile nur noch mit digitalen Mitarbeiterakten arbeitet. Von zentraler Bedeutung ist die komplett digitale Projektbearbeitung im Unternehmen. DocuWare vergibt dabei bereits während der Erfassung einer Interessentenanfrage eine eindeutige Projektnummer, mit deren Hilfe ein sicherer Dokumentenzugriff selbst über Tablets und direkt von der Baustelle aus möglich ist. Unterstützt werden die einzelnen Bearbeitungsschritte durch automatische Workflows, Benachrichtigungsmails und digitale Stempel. Besonders intensiv nutzt Klemens Ott die Möglichkeit, maßgeschneiderte Web-Formulare zu erstellen. Diese bilden auch die Deckblätter aller digitaler Projektmappen ab und geben auf einen Blick Auskunft über Kontaktdaten, Vertragskonditionen oder wichtige Meilensteine. In ähnlicher Weise werden Web-Formulare in der internen Mitarbeiter-Kommunikation eingesetzt, beispielsweise wenn es um Urlaubsanträge, die Bestellung von Arbeitskleidung oder Verbesserungsvorschläge geht.
Höherer Schutz der Umwelt
Durch die zeitnahe Umsetzung immer neuer Ideen in digitale Workflows ist die ursprüngliche Zielsetzung, eine höhere Effizienz, Transparenz und Serviceorientierung, deutlich übertroffen worden. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leistet Klemens Ott darüber hinaus einen ökologischen Beitrag zum Schutz der Umwelt. Und an weiteren innovativen Ideen für den Ausbau der digitalen Dokumentenverwaltung mangelt es nicht. Die Realisierung eines komplett digitalen Bewerbermanagements zählt ebenso dazu wie die Integration der Zeiterfassungslösung ECHTZEIT, um die täglichen Bautagebücher direkt digital zu archivieren.
