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Über DocuWare
Referenz: Handel / Großhandel
Finden Sie weitere KundenreferenzenDas kleine mittelständische Unternehmen aus Dunningen im Schwarzwald hat sich ganz auf die Anforderungen der Fertighausbranche fokussiert. Daher liefert es – abgesehen vom Beton – all das, was für die Erstellung von Kellern und Bodenplatten erforderlich ist, auf denen Fertighäuser errichtet werden. Mit dieser Strategie, die aus Sicht von Key Account Manager und Prokurist Frank Göbel ein Alleinstellungsmerkmal darstellt, ist das heute rund 30 Mitarbeitende umfassende Unternehmen in den vergangenen Jahren stark gewachsen und unterhält neben dem Hauptsitz zwei Auslieferungslager im Westen und im Osten des Bundesgebiets, um seine Kunden optimal und zeitnah versorgen zu können.
Massen an Papier
Auslöser für die Suche nach einem DMS waren die „abartigen Massen an Papier“, die im täglichen Geschäft durch Belege wie Lieferscheine, Rechnungen etc. entstanden, sagt Frank Göbel. Im Zuge der Einführung der neuen Warenwirtschaftssoftware Unitrade wurde auch ein Archivierungsprogramm mitgeliefert, das aber aus seiner Sicht keine Möglichkeit bot, um papiergebundene Prozesse zu digitalisieren. Als sein Bürobedarf-Lieferant ihm die Vorteile eines modernen DMS darlegte, begann er selbst die marktgängigen Systeme zu vergleichen, um sich letztendlich für das DocuWare Angebot des Full-Service-Partners, mit dem er schon lange zusammenarbeitete, zu entscheiden. Die Software überzeugte ihn durch ihre flexible Einsetzbarkeit und die intuitive Bedienung.
Der digitale Rechnungseingangs-Workflow ist im täglichen Geschäft unverzichtbar: Die Befreiung vom Papier, die massiven Zeiteinsparungen beim Suchen von Dokumenten und die Möglichkeit, von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten, sind Teil der Unternehmenskultur geworden. Dazu gehören heute auch Urlaubsanträge und Krankmeldungen per Handy.
Frank Göbel, Prokurist und Key Account Manager
CT Handelsgesellschaft mbH, Dunningen
Im Fokus stand zunächst der Rechnungseingang, da das Weiterreichen der Papierdokumente im Bearbeitungsprozess umständlich und aufwändig war. Zudem wurde auch viel Zeit darauf verwendet, Dokumente zu suchen. Bei CT war der Prüfungs- und Buchungsprozess früher sehr manuell geprägt: Die Buchungssätze wurden von Hand auf die Papierrechnungen geschrieben, die Rechnungen in Mappen durchs Haus getragen. Neben dem Aspekt der Nachhaltigkeit durch Vermeiden von unnötigem Papier war das übergeordnete Ziel der DMS-Einführung eine klare Regelung des Prozesses und der Aufgabenverteilung.
Weitgehend automatische Indexierung
Die Rechnungen kommen heute zu 95 Prozent digital herein. Zum Scannen von Papierdokumenten werden in der Zentrale Multifunktionsdrucker genutzt, in den Auslieferungslagern stehen leistungsfähige Scanner, die in erster Linie für die unterschriebenen Lieferscheine der Kunden genutzt werden, zur Verfügung. DocuWare holt sich die Rechnungen aus dem digitalen Postfach und lässt automatisiert indexieren. Damit ist der Buchungssatz in der Regel schon vollständig, muss nur in Einzelfällen von der Buchhaltung, zu der die Rechnung zunächst geht, ergänzt werden.
Die komplett vorkontierte Rechnung wird zur fachlichen Prüfung in die Verwaltung oder den Einkauf geleitet. Dort erfolgt parallel auch die Bestandsbuchung im Warenwirtschaftssystem. Nach der fachlichen Freigabe geht der Workflow-Prozess zurück in die Buchhaltung, wo der komplette Buchungssatz an die DATEV-Software übergeben wird. Rechnungen für Lieferungen, die im Streckengeschäft vom Lieferanten direkt an den Kunden gehen, werden in DocuWare zur Weiterberechnung an den Kunden indexiert. Parallel werden alle Rechnungen in einem separaten „Informations-Workflow“ dem Prokuristen zur Plausibilitätsprüfung zugeleitet, damit er bei etwaigen Auffälligkeiten in den Prozess eingreifen kann.
Urlaubsanträge und Krankmeldungen via Handy
Heute ist Homeoffice für das Unternehmen ganz selbstverständlich. So erledigt eine Mitarbeiterin in der Verwaltung ihren Job oft von Thailand aus. DocuWare wird inzwischen auch für Urlaubsanträge genutzt und Krankmeldungen können vom Handy aus erfolgen. Eine Kollegin, die von einem großen Handelsunternehmen mit 1500 Beschäftigen zu CT wechselte, war überrascht, dass der Digitalisierungsgrad in dem kleinen Unternehmen deutlich höher ist als bei ihrem früheren Arbeitgeber.