Die in Bistritz, Rumänien, ansässige Comelf-AG ist einer der wichtigsten rumänischen Hersteller technischer Komponenten, Bauteilen und Maschinen aus dem Umwelt- und Bausektor. Nach dem Sturz des sozialistischen Systems war die Firma 1995 eines der Gründungsmitglieder der Bukarester Börse. Die Aktiengesellschaft beschäftigt heute mehr als 800 Mitarbeiter und verkauft ihre Produkte weltweit.

Vor der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) waren die Abteilungen Einkauf, Verkauf und Technik für einen Großteil der Dokumente verantwortlich. Tausende von Unterlagen wurden jede Woche erstellt, kopiert, bearbeitet und am Ende dezentral archiviert. Bei zeitkritischen Vorgängen setzte man zusätzlich auf E-Mails. Störend wirkte sich die Dokumentenflut vor allem auf die Arbeitsprozesse aus. Benötigte eine Abteilung früher beispielsweise ein bestimmtes Produkt, so löste dieser Bedarf eine relativ unübersichtliche Verkettung von Prozessen im Einkauf aus. Um herauszufinden, welche Komponenten im letzten Jahr zu welchen Konditionen von welchem Anbieter gekauft wurden, musste ein Einkäufer Dokumente gleich seitenweise durchforsten und anschließend nach alten E-Mails suchen. Eigentlich stellt diese Analyse einen wichtigen Prozess dar, schließlich ist der Einkauf budgetkritisch. Allerdings war das Vorgehen einfach zu langatmig und raubte den Mitarbeitern viel Zeit. Nicht viel einfacher war der sich anschließende Genehmigungsprozess: Unterschriften für Freigabedokumente waren nicht einfach zu bekommen, vor allem wenn die Kollegen auf Reisen waren. Oft waren es Kleinigkeiten, welche schlussendlich den gesamten Prozess verzögerten.
Land:
Rumänien
Branche:
Produktion
Abteilung:
Einkauf / Beschaffung
Bereitstellung:
DocuWare Cloud