Monatlich 550 Eingangsrechnungen
Die Abläufe rund um Wareneingang, Logistik, Importe und Rechnungen wurden ganzheitlich abgebildet. Dabei geht es um insgesamt rund 400 Lieferanten, die in der Buchhaltung geführt werden – davon etwa 50 im Bereich des weltweiten Einkaufs von Folienrollen. Durchschnittlich erreichen das Unternehmen monatlich rund 550 Rechnungen, von denen etwa 85 Prozent mit einem Lieferschein verbunden sind.
Die Rechnungen, die in ein spezielles Outlook-Postfach eingehen, werden automatisch in DocuWare überführt, dort per Intelligent Indexing ausgelesen, von der Buchhaltung klassifiziert und anschließend der zuständigen Abteilung oder Person zur Prüfung und Freigabe zugewiesen. Daran schließen sich vier definierte Workflows an:
- Wareneingang: Die Einkaufsabteilung erhält die Rechnung und überprüft, ob die entsprechende Ware tatsächlich eingegangen ist. Dabei greift sie auf die zugehörigen Lieferscheine und Importdokumente zu, die in DocuWare abgelegt sind.
- Ausgangslogistik: Rechnungen in diesem Bereich gehen an den Kundenservice. Hierbei handelt es sich sowohl um Sammelrechnungen – etwa von DHL – als auch um Einzelrechnungen kleinerer Speditionen. Nach der Prüfung werden die Ausgangslogistikrechnungen vom Kundenservice mit einem Stempel versehen und zur Buchung an die Buchhaltung zurückgeleitet.
- Eingangslogistik: Für den Warenimport werden Importeure benötigt, die beispielsweise die Containerkosten für den Transport von China bis Dietzenbach in Rechnung stellen. Die Eingangslogistikrechnungen werden durch den Einkauf geprüft.
- Sonstiges: Unter diese Kategorie fällt alles, was nicht in die drei zuvor genannten Bereiche gehört – von Putzmitteln bis hin zu Anwaltskosten. Für die Prüfung und Freigabe sind Rollen definiert, sodass die Rechnungen den zuständigen Personen gezielt zugewiesen werden können.
Nach der fachlichen Prüfung in der zuständigen Abteilung geht die Rechnung zurück an die Buchhaltung. Dort wird das passende Sachkonto ergänzt, auf das gebucht werden soll – oder, falls mehrere Sachkonten betroffen sind – eine Splitbuchung vorgenommen. Anschließend wird die vollständig kontierte Rechnung an die Finanzbuchhaltungssoftware syska übergeben.
Große Zeitersparnis
Bei allen Mitarbeitenden, die DocuWare nutzen – ob im Einkauf, in der Buchhaltung, im Qualitätsmanagement oder im Controlling – ist die Akzeptanz hoch. Besonders geschätzt werden die Zeitersparnis beim Wiederauffinden von Dokumenten über die Suchfunktion sowie der direkte Zugriff auf alle Belege, die für die Rechnungsprüfung erforderlich sind. Beides wird als deutliche Verbesserung wahrgenommen.
Auch ein Einsatz im Personalbereich ist vorgesehen, wo bereits zahlreiche Dokumente abgelegt wurden. Geplant ist beispielsweise, die Vertragsverwaltung mit DocuWare zu digitalisieren.
