Die Vielzahl an Stationen, die jede einzelne Klausur durchlief, stand im Widerspruch zum angestrebten Sicherheitsniveau und machte den Prozess anfällig für organisatorische Unklarheiten sowie Transportverzögerungen. Dies führte regelmäßig zu verlängerten Korrekturzeiten und gefährdete damit sowohl die Zufriedenheit der Studierenden als auch die fristgerechte Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Zudem war die Zuordnung tausender Prüfungsunterlagen zu den jeweiligen Prüfenden äußerst aufwendig, insbesondere wenn Sendungen zeitversetzt eintrafen und zunächst Klarheit darüber geschaffen werden musste, welche Unterlagen bereits vorlagen und welche noch ausstanden.
Digitalisiertes Prüfungswesen mit QR-Code
Mit DocuWare ist der Prüfungsprozess heute weitgehend digital abgebildet. Die Prüfungsunterlagen werden zentral in Madrid erstellt und an die Prüfungszentren übermittelt, beim Ausdruck jedoch mit einem individuell auf den Studierenden zugeschnittenen QR-Code versehen, der sämtliche relevanten Informationen enthält. Nach Durchführung der Prüfung werden die Klausuren vor Ort eingescannt und direkt an DocuWare übertragen. Das System liest die QR-Codes aus, archiviert die Dokumente revisionssicher und synchronisiert sie mit dem Lernmanagementsystem Moodle. Dadurch stehen sie den zuständigen Professorinnen und Professoren unmittelbar in ihrer gewohnten virtuellen Arbeitsumgebung zur Verfügung – und können dort digital korrigiert werden. Inzwischen arbeiten mehr als 15 Mitarbeitende in der Verwaltung sowie 900 Lehrende mit DocuWare. Pro Prüfungszyklus werden 16.000 Examen mit insgesamt 180.000 Seiten digital verarbeitet.
Schneller, wirtschaftlicher und manipulationssicher
Die Vorteile des DocuWare-Einsatzes für CEF.-UDIMA sind vielfältig. Durch die elektronische Übermittlung der Prüfungsunterlagen innerhalb weniger Minuten entfällt ein Großteil der bisherigen Transport- und Logistikkosten. Gleichzeitig verkürzen sich die Bearbeitungszeiten deutlich, und regulatorische Fristen für die Korrektur werden zuverlässig eingehalten. Auch das Sicherheitsniveau wurde signifikant erhöht. Bereits beim Scannen werden die Dokumente elektronisch signiert und manipulations- sowie revisionssicher archiviert. Da die Unterlagen nicht mehr physisch durch zahlreiche Hände gehen, ist das Risiko von Verlust praktisch ausgeschlossen. Zugleich gewährleistet DocuWare eine klar geregelte Zugriffskontrolle und schützt die sensiblen Prüfungsdaten zuverlässig vor unbefugtem Zugriff. Langfristig besonders bedeutsam ist der strategische Mehrwert: Die vollständige Digitalisierung des Prüfungsprozesses stärkt das Profil von CEF.-UDIMA als moderne, konsequent digital ausgerichtete Bildungsinstitution. Lehrende und Studierende greifen jederzeit digital auf Prüfungen zu – ein Anspruch, der den Ruf der Gruppe als führenden Online-Anbieter im spanischsprachigen Raum konsequent unterstreicht.
