Bessere Kontrolle in der Rechnungsfreigabe
Mit der automatischen Belegarchivierung durch DocuWare spart das Unternehmen heute wertvolle Arbeitszeit. Einmal gescannte Unterlagen sind nach Eingabe einiger weniger Suchbegriffe im Handumdrehen und von jedem Standort aus abrufbar, ohne dass Mitarbeiter hierfür die Buchhaltung belästigen oder in alten Aktenschränken suchen müssen. Gleichzeitig hat Car Avenue deutlich mehr Kontrolle in der Rechnungsfreigabe sowie einen klaren Überblick über die in jedem Zeitabschnitt zu erwartenden Kosten. Mithilfe des DocuWare Workflows wird mittlerweile das Vier-Augen-Prinzip im Genehmigungsprozess eingesetzt, was früher aufgrund der komplizierten Freigabe auf Papierbasis nicht möglich war. Besonders hebt das Unternehmen die Einfachheit und Flexibilität der Software hervor. So können Mitarbeiter die ihnen zugewiesenen Rechnungen auch über das Smartphone genehmigen, egal wo sie sich gerade befinden. Gleichzeitig ist DocuWare in das Verwaltungssystem Carya integriert, was die Anwendung weiter vereinfacht.
Standardisiertes Onboarding
Nach dem erfolgreichen Einsatz im Rechnungswesen will Car Avenue DocuWare nun auch im Personalmanagement, insbesondere für das Onboarding, einsetzen. Die verschiedenen Abläufe beim Integrieren neuer Mitarbeiter sollen mit DocuWare digitalisiert und automatisiert werden, etwa der Zugang zu den diversen IT-Systemen oder die Bereitstellung verschiedener Informationen und Materialien für den Neuzugang. Anstatt wie bisher mit unübersichtlichen Excel-Tabellen zu arbeiten, werden Team- und Filialleiter künftig über das DMS an die einzelnen Onboarding-Aufgaben erinnert. Gleichzeitig kann die Personalabteilung auf diese Weise einfach verfolgen, wie die Integration eines neuen Mitarbeiters voranschreitet.
