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Referenz: Handel / Großhandel

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Die französische Unternehmensgruppe Car Avenue wurde 1920 gegründet und umfasst rund 130 Konzessionäre für den KFZ-Handel in Belgien, Luxemburg, Frankreich und der Schweiz. Die 2.500 Mitarbeiter erwirtschafteten zuletzt einen jährlichen Gesamtumsatz von etwa 1,8 Milliarden Euro. Die sieben Konzessionen in Belgien arbeiten seit 2021 sehr effizient mit DocuWare Cloud und sparen unter anderem viel Arbeitszeit ein.

Auslöser für die Suche nach einem leistungsstarken Dokumentenmanagement-System (DMS) war die komplizierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen in den belgischen Niederlassungen. Da es sich bei den Franchise-Nehmern um getrennte juristische Personen handelt, verlief das Genehmigungsverfahren an jedem Standort anders. So genehmigten einige Händler Rechnungen allein durch deren Postsendung an die Buchhaltungsabteilung, während sie bei anderen in einem papierbasierten Freigabeprozess jeweils individuell von Hand unterzeichnet wurden. Unabhängig vom eingesetzten Verfahren mussten die Prozessbeteiligten in jedem Fall zunächst auf das Eintreffen der physischen Belege warten, was den Arbeitsablauf an sich deutlich verlangsamte. Da Car Avenue neben der Rechnungsbearbeitung auch andere Unternehmensprozesse digitalisieren wollte, analysierte man bei der DMS-Auswahl zunächst eine Vielzahl potenzieller Lösungen, um sich anschließend auf drei Anbieter zu konzentrieren. Am Ende fiel die Entscheidung für DocuWare. Ausschlaggebend waren die Flexibilität und Einfachheit des Systems, die Erfüllung sämtlicher Anforderungen, sowie die Internationalität der Software, welche einen zukünftigen Einsatz auch in Luxemburg und Frankreich erlaubt.

Land:
Belgien
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Personalwesen |Rechnungswesen
Deployment:
Cloud
Integration:
Carya (Verwaltungssystem)

Mithilfe der optimierten Rechnungsfreigabe in DocuWare und der Einführung des Vier-Augen-Prinzips erkannten wir, wie bestimmte Ausgaben reduzierbar oder sogar vermeidbar sind.

Eric Vaessen und Robin Devresse
Leiter Finanzen & Verwaltung und Controller & Projektleiter bei Car Avenue

Bessere Kontrolle in der Rechnungsfreigabe

Mit der automatischen Belegarchivierung durch DocuWare spart das Unternehmen heute wertvolle Arbeitszeit. Einmal gescannte Unterlagen sind nach Eingabe einiger weniger Suchbegriffe im Handumdrehen und von jedem Standort aus abrufbar, ohne dass Mitarbeiter hierfür die Buchhaltung belästigen oder in alten Aktenschränken suchen müssen. Gleichzeitig hat Car Avenue deutlich mehr Kontrolle in der Rechnungsfreigabe sowie einen klaren Überblick über die in jedem Zeitabschnitt zu erwartenden Kosten. Mithilfe des DocuWare Workflows wird mittlerweile das Vier-Augen-Prinzip im Genehmigungsprozess eingesetzt, was früher aufgrund der komplizierten Freigabe auf Papierbasis nicht möglich war. Besonders hebt das Unternehmen die Einfachheit und Flexibilität der Software hervor. So können Mitarbeiter die ihnen zugewiesenen Rechnungen auch über das Smartphone genehmigen, egal wo sie sich gerade befinden. Gleichzeitig ist DocuWare in das Verwaltungssystem Carya integriert, was die Anwendung weiter vereinfacht.

Standardisiertes Onboarding 

Nach dem erfolgreichen Einsatz im Rechnungswesen will Car Avenue DocuWare nun auch im Personalmanagement, insbesondere für das Onboarding, einsetzen. Die verschiedenen Abläufe beim Integrieren neuer Mitarbeiter sollen mit DocuWare digitalisiert und automatisiert werden, etwa der Zugang zu den diversen IT-Systemen oder die Bereitstellung verschiedener Informationen und Materialien für den Neuzugang. Anstatt wie bisher mit unübersichtlichen Excel-Tabellen zu arbeiten, werden Team- und Filialleiter künftig über das DMS an die einzelnen Onboarding-Aufgaben erinnert. Gleichzeitig kann die Personalabteilung auf diese Weise einfach verfolgen, wie die Integration eines neuen Mitarbeiters voranschreitet.

Wir sind nicht nur mit unserem DMS sehr zufrieden, sondern auch mit der Arbeit unseres DocuWare Partners. Dessen Mitarbeiter sind perfekt geschult und technisch äußerst kompetent. Das gibt uns ein beruhigendes Gefühl.

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