Mittlerweile hat sich dieser Prozess weiterentwickelt, denn heute werden die meisten eingehenden Rechnungen bereits elektronisch empfangen. Damit entfällt auch das Verwenden der Barcodes, denn die für die Indexierung benötigten Daten können von DocuWare direkt aus dem Buchhaltungssystem importiert werden.

Einhaltung von Sarbanes-Oxley ein Kinderspiel

Als börsennotiertes Unternehmen ist Cabot gemäß den Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act reguliert. Die Sicherheitsfunktionen und die Versionskontrolle von DocuWare helfen dem Konzern, die Vorschriften ohne größere Anstrengungen zu erfüllen. Darüber hinaus vereinfacht das Dokumentenmanagement-System die regelmäßig stattfindenden Audits. Früher bedeutete eine Prüfung viel Stress für die beteiligten Mitarbeiter. Papierdokumente mussten herausgesucht, kopiert und anschließend wieder archiviert werden – ein Vorgang, der oft mehrere Tage in Anspruch nahm. Heute stellt der digitale Dokumenten-Pool allen Berechtigten die für die Prüfung benötigten Belege innerhalb weniger Minuten zusammen.

Umfassender Zugriff für autorisierte Mitarbeiter

Die Möglichkeit, sämtliche Informationen online und jederzeit abrufen zu können, wirkt sich positiv auf das gesamte Unternehmen aus. So ermöglicht der digitale Belegzugriff, dass viele der kleineren Probleme sofort gelöst werden, etwa Fragen bei ausstehenden Zahlungen. Dank des zentralen Dokumenten-Pools müssen die Außenstellen auch keine separaten Archive mehr führen. Mitarbeiter verschwenden darüber hinaus keine Zeit mehr mit Anrufen in der Zentrale – vielmehr können sie auf die benötigten Informationen selbst im Dokumenten-Pool zugreifen. Cabot stellt den Arbeitsgruppen vor Ort zusätzlich digitale Formulare zur Verfügung, um Zeiterfassungen und Arbeitstickets schnell in das Buchhaltungssystem zu übertragen. Anschließend importiert DocuWare die Belege automatisch und gleicht sie mit den entsprechenden Eingangsrechnungen ab. So verringert sich der auch Zeitaufwand für die Leistungsabrechnung erheblich.