Herausforderungen und Lösungen
Die Einführung des DMS erfolgte aus der Not heraus: Wichtige Dokumente waren oft nicht auffindbar, und es herrschte mangelnde Transparenz. Den entscheidenden Anstoß gab ein Termin in der Steuerkanzlei, bei dem Geschäftsführerin Andrea Sasse beobachtete, wie ihr Steuerberater sofort auf alle relevanten Daten und Dokumente zugreifen konnte, ohne lange in Ordnern suchen zu müssen. Die Wahl fiel auf DocuWare, da es eine breite Palette von Anwendungsfeldern abdeckt und umfassende Digitalisierungsmöglichkeiten bietet. Das DMS wurde bei den Unternehmen CSG Reconditioning & Service GmbH und Lange GmbH implementiert, die beide auch ein ERP-System von Lexware nutzen. Die DMS-Workflows wurden vom Implementierungspartner in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden realisiert.
Optimierte Einkaufs- und Finanzbuchhaltungsprozesse
In der Lexware-Warenwirtschaft werden z. B. Bestellanfragen erzeugt und automatisch archiviert; in DocuWare startet der Workflow „Anfrage Lieferanten“. Mit dem DMS werden daraufhin Anfragen an potenzielle Lieferanten generiert und verschiedene Angebote eingeholt, ebenfalls im DMS archiviert und mit der Angebotsnummer versehen. So wird etwa ein transparenter „Angebots-Workflow“ zur Qualifizierung der Angebote und der weiteren Schritte wie der Freigabe und Bestellung gewährleistet. Die archivierte Bestellanfrage dient als Identifikationsmerkmal für alle damit verbundenen weiteren Vorgänge und es wird so eine strukturierte E-Akte erzeugt. Jeder kann unter Berücksichtigung der Berechtigungen über die Bestellnummer auf alle relevanten Dokumente zugreifen.
Die eingehenden Rechnungen per E-Mail werden direkt aus Outlook in den DocuWare Briefkorb exportiert. Dann werden die Rechnungen automatisch indexiert und gelangen zur weiteren Überprüfung in die Buchhaltung. Dort können sie u. a. im Rahmen der fachlichen Prüfung mit dem Lieferschein abgeglichen werden. Nach der Freigabe durch die Geschäftsführung erfolgt die Zahlung sowie die Übergabe an DATEV Unternehmen online in der Steuerkanzlei.
Effiziente Vertriebsprozesse
Im Vertrieb wird jede Kundenanfrage per E-Mail als Aufgabe in DocuWare übernommen. Angebote werden in Lexware erstellt und im DMS archiviert. Die nachfolgende Auftragsbestätigung und die Ersatzteilbeschaffung erfolgen ebenfalls digital, wodurch beispielsweise die Zusammenarbeit bei Fertigungsaufträgen zwischen den Firmen CSG und Lange deutlich optimiert wurde. Der gesamte Vertriebsprozess wird durch die digitalen Aufgaben und Workflows in DocuWare gesteuert. Die digitalen Auftrags- und Kundenakten bieten einen schnellen Überblick und eine transparente Nachverfolgung. Ohne das DMS würde der Vertriebsprozess eineinhalb zusätzliche Mitarbeitende erfordern.
Verbessertes Qualitätsmanagement
Diese Workflows sind jederzeit und überall über mobile Endgeräte zugänglich. Ein essenzieller Bestandteil des Qualitätsmanagements ist der „8D-Report“ in DocuWare, der einen strukturierten Problemlösungsprozess für das Reklamationsmanagement ermöglicht und früher zu erheblichen Papierbergen führte.
Im Personalbereich wurden diverse Prozesse mit Webformularen digitalisiert. Des Weiteren wird ein neues DocuWare Archiv zur Verwaltung und Vermietung von Poolfahrzeugen eingeführt.
