Auf Knopfdruck verbuchen
Ausgehend von Großbritannien wurde DocuWare Cloud sukzessive auf 16 Landesgesellschaften mit über 500 Anwenderinnen und Anwendern ausgeweitet. Auch SAP ist über eine zertifizierte Schnittstelle integriert. Die digitale Verarbeitung beginnt mit dem Rechnungsempfang in einem dedizierten elektronischen Postfach. DocuWare importiert und indexiert die Belege automatisch, die Buchhaltung kann die Daten validieren und bei Bedarf ergänzen. Der mehrstufige Freigabeprozess orientiert sich an standardisierten Regeln und hängt von verschiedenen Faktoren wie etwa der Höhe des Rechnungsbetrags ab. Je nach Konstellation leitet DocuWare die Rechnungen an einen oder mehrere Genehmigende in den zuständigen Fachabteilungen weiter, die per E-Mail über die anstehende Aufgabe informiert werden und dann per Browser oder DocuWare App auf die digitalen Belege zugreifen. Nach der Freigabe genügt in der Buchhaltung ein Mausklick, um die zuvor ausgelesenen Indexinformationen inklusive aller Genehmigungs- und Buchungsdaten an SAP zu übergeben und die Rechnungen dort zu verbuchen. Anschließend stehen die Dokumente nicht nur in DocuWare zur Verfügung, sondern können auch aus dem zugehörigen SAP-Buchungssatz aufgerufen werden. Aufgrund des großen Erfolgs haben bereits weitere Geschäftsbereiche die Lösung übernommen. Gleichzeitig soll der Prozess auf das Bestellwesen und das Vertragsmanagement ausgeweitet werden.
Aufgaben schnell erledigen
Die Resonanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das neue System ist hervorragend, nicht nur wegen des ortsunabhängigen Zugriffs auf Dokumente und Aufgaben. Dank automatisierter Belegerfassung und SAP-Integration entfallen sowohl die manuelle Erfassung von Buchungsdaten als auch die Ablage von Dokumenten. Selbst Dubletten erkennt die Lösung zuverlässig. Für den Konzern bedeutet das: Viele Ressourcen werden frei und können für Aufgaben eingesetzt werden, für die früher keine Zeit war. Gleichzeitig haben sich Kontrolle und Sicherheit bei internen und externen Prüfungen verbessert: Zum einen wurden durch die automatisierten Prozesse viele bisherige Fehlerquellen eliminiert. Zum anderen sind bei Rückfragen auch Rechnungsfreigaben über kleinere Beträge in Sekundenschnelle nachvollziehbar.
