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Brother International Europe ist für den zentralen Support der 16 europäischen Niederlassungen des japanischen Konzerns zuständig, der neben Druckern, Scannern und Multifunktionsgeräten auch führend bei Etikettier-, Näh- und Stickmaschinen ist. Zur länderübergreifenden Standardisierung digitaler Prozesse setzt die europäische Gruppe seit 2021 DocuWare Cloud ein.

Seit den 1950er Jahren wurde die Präsenz in Europa sukzessive aufgebaut. Dies führte dazu, dass bis vor kurzem jedes Land eigene Prozesse im Rechnungswesen definierte. Der Geschäftsbereich „Printing & Solutions“ plante daher schon seit längerem eine europaweite Standardisierung. Ziel war es, Prozesse zu automatisieren und flexibler zu werden, wenn einzelne Landesorganisationen bestimmte Aufgaben übernehmen. Ganz oben auf der Wunschliste der Standardisierung stand der Freigabeprozess von Eingangsrechnungen, der in fast allen Ländern papierbasiert abgewickelt wurde. Pandemie und Home-Office-Regelungen machten die Nachteile dieser Arbeitsweise deutlich und lieferten Argumente für die Digitalisierung und den Einsatz eines europaweiten Dokumentenmanagementsystems. Zunächst suchte Brother nach konzerninternen Best Practices: Die deutsche Niederlassung setzte DocuWare bereits erfolgreich als On-Premises-System ein. Brother analysierte auch andere Lösungen, doch nur wenige konnten funktional mit DocuWare mithalten – und wenn, dann nur zu einem deutlich höheren Preis. Deshalb fiel 2021 die Entscheidung zugunsten der DocuWare Lösung. Die bereits in Deutschland eingesetzten Prozesse sollten verbessert, standardisiert und zudem in der Cloud realisiert werden.

Land:
Vereinigtes Königsreich
Branche:
Produktion
Abteilung:
Einkauf / Beschaffung |Buchhaltung |Rechnungswesen
Deployment:
Cloud
Integration:
SAP ECC

Neben der europaweiten Standardisierung haben wir durch den Einsatz von DocuWare ein noch viel wichtigeres Ziel erreicht: die Verbesserung der Arbeitsqualität. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich heute wertvolleren Aufgaben widmen als dem Ablegen und Suchen von Dokumenten. Das Verständnis, dass Veränderungen auch etwas Positives sind, und die daraus resultierende höhere Akzeptanz gegenüber neuen Projekten eröffnen uns als Konzern ein großes Optimierungspotenzial.

Stuart Maclean, Leiter European Finance Shared Services
Brother International Europe, Manchester, Vereinigtes Königreich

Auf Knopfdruck verbuchen

Ausgehend von Großbritannien wurde DocuWare Cloud sukzessive auf 16 Landesgesellschaften mit über 500 Anwenderinnen und Anwendern ausgeweitet. Auch SAP ist über eine zertifizierte Schnittstelle integriert. Die digitale Verarbeitung beginnt mit dem Rechnungsempfang in einem dedizierten elektronischen Postfach. DocuWare importiert und indexiert die Belege automatisch, die Buchhaltung kann die Daten validieren und bei Bedarf ergänzen. Der mehrstufige Freigabeprozess orientiert sich an standardisierten Regeln und hängt von verschiedenen Faktoren wie etwa der Höhe des Rechnungsbetrags ab. Je nach Konstellation leitet DocuWare die Rechnungen an einen oder mehrere Genehmigende in den zuständigen Fachabteilungen weiter, die per E-Mail über die anstehende Aufgabe informiert werden und dann per Browser oder DocuWare App auf die digitalen Belege zugreifen. Nach der Freigabe genügt in der Buchhaltung ein Mausklick, um die zuvor ausgelesenen Indexinformationen inklusive aller Genehmigungs- und Buchungsdaten an SAP zu übergeben und die Rechnungen dort zu verbuchen. Anschließend stehen die Dokumente nicht nur in DocuWare zur Verfügung, sondern können auch aus dem zugehörigen SAP-Buchungssatz aufgerufen werden. Aufgrund des großen Erfolgs haben bereits weitere Geschäftsbereiche die Lösung übernommen. Gleichzeitig soll der Prozess auf das Bestellwesen und das Vertragsmanagement ausgeweitet werden.

Aufgaben schnell erledigen

Die Resonanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das neue System ist hervorragend, nicht nur wegen des ortsunabhängigen Zugriffs auf Dokumente und Aufgaben. Dank automatisierter Belegerfassung und SAP-Integration entfallen sowohl die manuelle Erfassung von Buchungsdaten als auch die Ablage von Dokumenten. Selbst Dubletten erkennt die Lösung zuverlässig. Für den Konzern bedeutet das: Viele Ressourcen werden frei und können für Aufgaben eingesetzt werden, für die früher keine Zeit war. Gleichzeitig haben sich Kontrolle und Sicherheit bei internen und externen Prüfungen verbessert: Zum einen wurden durch die automatisierten Prozesse viele bisherige Fehlerquellen eliminiert. Zum anderen sind bei Rückfragen auch Rechnungsfreigaben über kleinere Beträge in Sekundenschnelle nachvollziehbar.

Im Gegensatz zu anderen IT-Lösungen ist DocuWare schnell einsatzbereit. Mit einer durchschnittlichen Implementierungszeit von nur acht Wochen pro Landesorganisation konnten wir die europaweite Standardisierung zügig umsetzen.

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