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Referenz: Einzelhandel

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Schnelles Wachstum kann einzelne Abteilungen überfordern. Beim Handelsriesen B&M kam die Personalabteilung mit Neueinstellungen kaum hinterher. Heute steuert ein digitales Dokumentenmanagement-System das komplette Onboarding des Unternehmens.

B&M Retail ist eine schnell wachsende Einzelhandelskette im Vereinigten Königreich, welche im Jahr 1978 gegründet wurde und heute mit etwa 28.000 Mitarbeitern mehr als 600 Geschäfte betreibt. Vor allem im Personalbereich konnten viele Abläufe mit dem dynamischen Expansionskurs der letzten Jahre nicht Schritt halten. B&M setzt deshalb auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) zur Steuerung aller Onboarding-Prozesse. Das erspart dem Personalwesen viele Stunden an manueller Arbeitszeit.

Früher mussten neue Mitarbeiter während des Einstellungsprozesses verschiedene Papierdokumente in der jeweiligen Niederlassung ausfüllen und unterschreiben. Diese schickte man im Anschluss an die Zentrale, wo die Daten manuell ins Personal- und Abrechnungssystem übertragen wurden. Da jeder Neuzugang erst nach dieser Registrierung mit der Arbeit beginnen konnte, bestand seitens B&M großes Interesse an einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten. Vor allem in Monaten mit vielen Neueinstellungen spürte man die negativen Folgen der langatmigen und papierbasierten Abläufe erheblich. Gleichzeitig war der Personalbereich auf der Suche nach einer einfachen Lösung zur Einhaltung aller rechtlicher Bestimmungen. Eine digitale Lösung sollte zudem Freigabeprozesse dynamisch abwickeln können und für mehr Transparenz in Ablage und Workflow sorgen. Bereits einige Jahre zuvor brachte B&M seine Druck- und Kopiergeräte auf den neuesten Stand, gemeinsam mit einem großen Technologieunternehmen und Spezialisten für Dokumenten-Management. Nach einer intensiven Analyse der aktuellen Situation wurde DocuWare als passende Lösung für die Abläufe im Personalbereich empfohlen.

Land:
Großbritannien
Branche:
Einzelhandel
Abteilung:
Personalwesen
Deployment:
On-Premises

Bisher manuelle Tätigkeiten werden dank DMS über voll automatisierte Workflows abgewickelt. Waren früher Wochen nötig, erfolgt das Onboarding neuer Mitarbeiter heute innerhalb weniger Stunden. Ohne Prozessautomatisierung könnten wir die neuen gesetzlichen Anforderungen beim Onboarding nicht erfüllen.

David Grady
IT Director, B&M Retail, Liverpool (UK)

DMS reduziert Bearbeitungszeiten auf wenige Stunden

Da die Zeit aufgrund der hohen Expansionsgeschwindigkeit drängte, setzte man anfangs einen einfachen, aber effizienten Workflow auf: Die von den neuen Mitarbeitern ausgefüllten Registrierungsunterlagen wurden hierfür in den einzelnen Läden eingescannt, ins DocuWare-Archiv überführt und anschließend in elektronischer Form von der Zentrale bearbeitet. Bereits dieser erste Lösungsansatz ermöglichte es dem Unternehmen, neues Personal innerhalb weniger Stunden einzustellen, anstatt wie früher bis zu mehreren Wochen auf die Papierunterlagen aus der Personalabteilung zu warten. Im Folgenden wurden die Abläufe schrittweise weiter digitalisiert. Das DocuWare-Beratungsteam hielt dabei kontinuierlich Rücksprache mit Verantwortlichen und Anwendern, wodurch man den technologischen Rahmen für die Digitalisierung des Onboardings immer feiner an die Kundenbedürfnisse anpasste. So verwenden die einzelnen Läden heute ausschließlich Web-Formulare zur Registrierung, welche von den Neuzugängen auf einem Tablet ausgefüllt und signiert werden. Ein Übertragen ins DMS ist damit nicht mehr notwendig, denn die Unterlagen sind sofort nach dem Ausfüllen mit allen wichtigen Indexfeldern im Dokumenten-Pool archiviert. Gleichzeitig informiert DocuWare die Personalabteilung in der Zentrale in Echtzeit über die Verfügbarkeit neuer Personalakten – entsprechend schnell werden Mitarbeiter heute im System angelegt.

Hunderte Neueinstellungen pro Woche problemlos möglich

Die Digitalisierung des Onboardings brachte dem Unternehmen vielfältige Nutzen. Dank digitaler Workflows steht dem starken Wachstumskurs der Handelskette nichts mehr im Wege. Bei Neueröffnungen von größeren Läden werden heute problemlos mehrere hundert neue Mitarbeiter innerhalb einer Woche eingestellt. DocuWare garantiert selbst zu Spitzenzeiten produktive und agile Arbeitsabläufe. Da Akten nur noch auf elektronischem Wege ausgetauscht werden, kann sich das Personalteam heute voll und ganz auf das Bearbeiten der Anfragen konzentrieren. Gleichzeitig protokolliert das DMS alle Abläufe und Dokumente sicher im digitalen Archiv, so dass selbst die Mitarbeiter vor Ort den Status der eigenen Akte transparent verfolgen können. Das Unternehmen plant bereits, den DocuWare-Einsatz auf weitere Prozesse auszuweiten, etwa im Einkauf, bei der Freigabe von Eingangsrechnungen oder in der Logistik, um so das Potential von DocuWare voll auszuschöpfen.

DocuWare hörte sich zunächst unsere Anforderungen an und erstellte dann Lösungsempfehlungen. Im Anschluss wurde ein robustes System erstellt, welches unserem Unternehmen heute größtmöglichen Nutzen bringt.

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