DMS reduziert Bearbeitungszeiten auf wenige Stunden
Da die Zeit aufgrund der hohen Expansionsgeschwindigkeit drängte, setzte man anfangs einen einfachen, aber effizienten Workflow auf: Die von den neuen Mitarbeitern ausgefüllten Registrierungsunterlagen wurden hierfür in den einzelnen Läden eingescannt, ins DocuWare-Archiv überführt und anschließend in elektronischer Form von der Zentrale bearbeitet. Bereits dieser erste Lösungsansatz ermöglichte es dem Unternehmen, neues Personal innerhalb weniger Stunden einzustellen, anstatt wie früher bis zu mehreren Wochen auf die Papierunterlagen aus der Personalabteilung zu warten. Im Folgenden wurden die Abläufe schrittweise weiter digitalisiert. Das DocuWare-Beratungsteam hielt dabei kontinuierlich Rücksprache mit Verantwortlichen und Anwendern, wodurch man den technologischen Rahmen für die Digitalisierung des Onboardings immer feiner an die Kundenbedürfnisse anpasste. So verwenden die einzelnen Läden heute ausschließlich Web-Formulare zur Registrierung, welche von den Neuzugängen auf einem Tablet ausgefüllt und signiert werden. Ein Übertragen ins DMS ist damit nicht mehr notwendig, denn die Unterlagen sind sofort nach dem Ausfüllen mit allen wichtigen Indexfeldern im Dokumenten-Pool archiviert. Gleichzeitig informiert DocuWare die Personalabteilung in der Zentrale in Echtzeit über die Verfügbarkeit neuer Personalakten – entsprechend schnell werden Mitarbeiter heute im System angelegt.
Hunderte Neueinstellungen pro Woche problemlos möglich
Die Digitalisierung des Onboardings brachte dem Unternehmen vielfältige Nutzen. Dank digitaler Workflows steht dem starken Wachstumskurs der Handelskette nichts mehr im Wege. Bei Neueröffnungen von größeren Läden werden heute problemlos mehrere hundert neue Mitarbeiter innerhalb einer Woche eingestellt. DocuWare garantiert selbst zu Spitzenzeiten produktive und agile Arbeitsabläufe. Da Akten nur noch auf elektronischem Wege ausgetauscht werden, kann sich das Personalteam heute voll und ganz auf das Bearbeiten der Anfragen konzentrieren. Gleichzeitig protokolliert das DMS alle Abläufe und Dokumente sicher im digitalen Archiv, so dass selbst die Mitarbeiter vor Ort den Status der eigenen Akte transparent verfolgen können. Das Unternehmen plant bereits, den DocuWare-Einsatz auf weitere Prozesse auszuweiten, etwa im Einkauf, bei der Freigabe von Eingangsrechnungen oder in der Logistik, um so das Potential von DocuWare voll auszuschöpfen.
