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Über DocuWare
Referenz: Lebensmittel
Finden Sie weitere KundenreferenzenAls zuverlässiger Lieferant großer Bestellmengen müssen die Schwarzwälder eine hohe Prozess-Sicherheit gewährleisten. Das Unternehmen legt darüber hinaus großen Wert auf Nachhaltigkeit, ist seit dem Jahr 2019 biozertifiziert und besitzt seit 2021 das Zertifikat für Klimaneutralität des Deutschen Instituts für Nachhaltigkeit und Ökonomie – unter anderem deswegen, weil zum Brennen die Kerne der Früchte verfeuert werden und die erzeugte Wärme auch zum Heizen der Firmengebäude genutzt wird.
Absolut konsistente Dokumentation
Ökonomische Effizienz und ökologische Nachhaltigkeit waren auch Leitideen bei der Entscheidung, die umfangreiche Dokumentation beim Aufkaufen der Obstbrandproduktion einer Vielzahl kleiner und mittelgroßer Brennereien zu digitalisieren. Die Herstellung von Spirituosen ist einer strengen Kontrolle durch die Zollbehörden unterworfen. Jeder Brennvorgang muss angemeldet und dokumentiert werden. Wer die Erzeugnisse weiterverwendet, muss die Rechtmäßigkeit des Herstellungsprozesses nachweisen können, und zwar sehr detailliert mit allen dazu erforderlichen Dokumenten. Der Zoll ist bei allen Vorgängen rund um die Herstellung und den Vertrieb von Spirituosen präsent. Kleinste Abweichungen von den Bestimmungen, wie etwa der angemeldeten Brennzeit, werden geahndet und die Dokumentation über die Herkunft und die ordnungsgemäße Weiterverwendung der Destillate muss absolut konsistent sein.
Die Qualität des zu scannenden Materials ist sehr unterschiedlich, die Belege sind oft mehrfach gefaltet und enthalten handschriftliche Zahlen. Trotz dieser Erschwernisse ist die automatische Erkennung durch DocuWare sehr hoch und liegt heute bei über 90 Prozent.
Karsten Kiefer
IT-Manager bei der Bimmerle KG
Damit nicht eine Riesenkasse mitgeführt werden muss, stellen die Handelsbeauftragten den Verkäufern Schecks von Bimmerle aus. Die Ankäufer haben am Ende des Tages einen ganzen Schuhkarton mit Belegen und Durchschlägen. Diese Belege haben früher in der Buchhaltung eine regelrechte Papierflut erzeugt. Es wurde sortiert, geschaut, ob alles schlüssig ist, ob die Unterschriften drauf sind. Die Belege wurden abgetippt und schließlich gebucht. Und da monatlich dem Zoll eine konsistente Liste mit allen erworbenen Destillaten übergeben werden muss, wurden zur Prüfung und Korrektur immer wieder Originalbelege umständlich gesucht.
Hohe Datenqualität durch digitale Prüfprozesse
Heute werden alle Ankauf-Belege direkt im Posteingang gescannt und – mit über 90%-iger Erkennungsquote per Intelligent Indexing – nach Dokumententyp wie etwa Ankauf-Vertrag oder Scheck-Dokument zugeordnet. Die Papierdokumente wandern danach ins Archiv. Die Angaben, welcher Artikel in welcher Menge zu welchem Preis gekauft wurde, müssen absolut korrekt sein, weil das die Basis für alles ist, was an die Buchhaltung – Buchhaltungssystem eGecko – geht und später an den Zoll übermittelt wird. Durch Workflows wird sichergestellt, dass zu jedem Scheck ein Vertrag da ist. Unter derselben Referenznummer muss es zum Dokument Typ A auch ein Dokument Typ B geben. Die Betragssummen müssen übereinstimmen.
Durch die Prüfprozesse, die gemeinsam mit dem DocuWare Partner implementiert wurden, wird hohe Datenqualität sichergestellt. Für den Zoll wird eine Excel-Datei aus DocuWare exportiert. Darin sind alle Informationen für jeden Aufkauf-Vorgang mit Steuernummer, Artikeln und Mengen enthalten. Durch die hohe Zufriedenheit mit diesem Prozess ist der Weg für die weitere Nutzung von DocuWare bei Bimmerle geebnet.