Damit nicht eine Riesenkasse mitgeführt werden muss, stellen die Handelsbeauftragten den Verkäufern Schecks von Bimmerle aus. Die Ankäufer haben am Ende des Tages einen ganzen Schuhkarton mit Belegen und Durchschlägen. Diese Belege haben früher in der Buchhaltung eine regelrechte Papierflut erzeugt. Es wurde sortiert, geschaut, ob alles schlüssig ist, ob die Unterschriften drauf sind. Die Belege wurden abgetippt und schließlich gebucht. Und da monatlich dem Zoll eine konsistente Liste mit allen erworbenen Destillaten übergeben werden muss, wurden zur Prüfung und Korrektur immer wieder Originalbelege umständlich gesucht.
Hohe Datenqualität durch digitale Prüfprozesse
Heute werden alle Ankauf-Belege direkt im Posteingang gescannt und – mit über 90%-iger Erkennungsquote per Intelligent Indexing – nach Dokumententyp wie etwa Ankauf-Vertrag oder Scheck-Dokument zugeordnet. Die Papierdokumente wandern danach ins Archiv. Die Angaben, welcher Artikel in welcher Menge zu welchem Preis gekauft wurde, müssen absolut korrekt sein, weil das die Basis für alles ist, was an die Buchhaltung – Buchhaltungssystem eGecko – geht und später an den Zoll übermittelt wird. Durch Workflows wird sichergestellt, dass zu jedem Scheck ein Vertrag da ist. Unter derselben Referenznummer muss es zum Dokument Typ A auch ein Dokument Typ B geben. Die Betragssummen müssen übereinstimmen.
Durch die Prüfprozesse, die gemeinsam mit dem DocuWare Partner implementiert wurden, wird hohe Datenqualität sichergestellt. Für den Zoll wird eine Excel-Datei aus DocuWare exportiert. Darin sind alle Informationen für jeden Aufkauf-Vorgang mit Steuernummer, Artikeln und Mengen enthalten. Durch die hohe Zufriedenheit mit diesem Prozess ist der Weg für die weitere Nutzung von DocuWare bei Bimmerle geebnet.
