Gute Zusammenarbeit mit dem Systemhaus
Bei der Entscheidung für DocuWare hat man sich bei der AWO Leipzig in erster Linie auf die Fachkompetenz des Systemhauses verlassen, das den Wohlfahrtsverband bereits seit Jahren betreut. Außerdem hat bei DocuWare das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt.
Pandemiebedingt war die DMS-Einführung während des Lockdowns per Videokonferenz eine kleine Herausforderung, am Ende aber kein Problem., Für den Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen wurden sämtliche Einrichtungen im Pflegebereich der AWO Leipzig mit eingebunden. DocuWare ist in die Finanzbuchhaltung HS Hamburger Software integriert. Sämtliche Ausgangsrechnungen werden so automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert. Ebenso werden die umfangreichen Buchungsjournale über die Druckfunktion direkt in DocuWare gespeichert. Damit spart man bei der AWO Leipzig viel Zeit und Papier.
Zu hundert Prozent verbessert habe sich aber vor allem die Prüfung der Eingangsrechnungen, betont Sina Altekruse. Fast alle Lieferanten schicken ihre Rechnungen bereits per Mail an die dafür eingerichtete Adresse. Die Belege werden im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert und dafür mit den Indexdaten aus der HS Hamburger Software verschlagwortet. Damit beginnt der Workflow. Die Rechnung erscheint im Briefkorb des zuständigen Sachbearbeiters. Dieser prüft, hinterlegt die Kostenstelle, setzt den Freigabestempel oder teilt mit, warum er die Rechnung nicht freigibt. Damit wandert die Rechnung zurück in die Buchhaltung. Dort wird sie gebucht, weiter zur Zahlungsfreigabe an die Geschäftsleitung geschickt und anschließend bezahlt. Mit dem Bezahlstempel endet der Workflow und die Rechnung ist revisionssicher archiviert.
Auch die Personalabteilung wird papierlos
Sina Altekruse ist sehr zufrieden mit dem Ablauf: „Ich habe jederzeit den Überblick, wo sich eine Rechnung gerade befindet, und kann mir die zeitraubenden telefonischen Nachfragen dafür sparen.“ Auch im Fördermittelbereich sind durch das DMS Arbeitsabläufe viel komfortabler geworden. So müssen für jedes Fördermittelprojekt einmal jährlich Verwendungsnachweise erstellt werden. Dafür mussten früher stapelweise Rechnungen herausgesucht, kopiert und danach wieder abgelegt werden. Mehrere Mitarbeiter waren damit tagelang beschäftigt. Heute genügen wenige Mausklicks, um sämtliche Rechnungen mit allen geforderten Informationen für ein Projekt in einer Excel-Datei zusammenzustellen. „Das mache ich jetzt alleine“, sagt Sina Altekruse. Besonders gefällt ihr, dass sie durch die digitale Lösung problemlos von Zuhause aus arbeiten kann. Ihre Aufgaben könne sie so während der Elternzeit viel schneller erledigen. Künftig sollen weitere Abteilungen vom Ausbau des DMS-Projekts profitieren. Gerade wird in der Personalabteilung die digitale Personalakte eingeführt – ein weiterer Schritt in eine Zukunft ohne Papier.
