Dokumente digital suchen, bearbeiten und ablegen spart Zeit
Die Umwandlung der Prozesse in elektronische Workflows erfolgte in enger Abstimmung mit DocuWare-Experten und in zwei Phasen. Zunächst wurde in der Personalabteilung das Bewerbermanagement sowie die Bearbeitung sämtlicher Personaldokumente, wie Lohnabrechnungen aus DATEV, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Urlaubsanträge digitalisiert. Bei Fragen zu einem Bewerber oder Mitarbeiter ist die Antwort nun wenige Mausklicks entfernt – natürlich wird der Zugriff nur Berechtigten gewährt. In einer zweiten Projektphase implementierte man Workflows für die digitale Bearbeitung der jährlich knapp 10.000 Eingangsrechnungen. Papier- oder E-Mail-Rechnungen werden in einem digitalen Briefkorb abgelegt und durchlaufen anschließend automatisiert die vorgegebenen Freigabeschritte bis hin zur Buchung durch die Finanzverwaltungssoftware Agenda. Papierbasierte Dokumente vernichtet man dabei direkt nach dem Scannen. Neben Rechnungen archiviert Aumüller Druck auch Begleitpapiere vollständig digital, beispielsweise Lieferscheine, Frachtrechnungen oder Ausfuhrbescheinigungen. Mit den beschriebenen Maßnahmen wurden nicht nur die Such- und Bearbeitungszeiten deutlich reduziert. Auch die Ablage erfolgt dank DocuWare heute nahezu automatisch.
Innovative Ideen für schnelleres Arbeiten
Nicht mehr missen möchten die Mitarbeiter den in die Finanzbuchhaltungssoftware Agenda integrierten DocuWare-Button. Im Rahmen einer Rechnungsprüfung ruft dieser per Tastendruck archivierte Dokumente blitzschnell auf. Auch Mitarbeiter in den Vertriebsbüros in München, Nürnberg und Waldbüttelbrunn bei Würzburg können problemlos mit dem elektronischen Archiv arbeiten. Selbst der Dokumentenzugriff über Smartphones und Tablets mittels der App DocuWare Mobile wird getestet. Genutzt wird die Applikation beispielsweise für Rechnungsfreigaben oder im Rahmen des Bewerbungsmanagements. An Ideen für weitere Anwendungsbereiche mangelt es nicht. Die Übernahme von Ausgangsrechnungen und zugehörigen Auftragsdokumenten, die aktuell noch im Management-Informationssystem Megalith verwaltet werden, steht ebenso auf der Ideenliste wie die E-Mail-Archivierung und der Aufbau eines zentralen Vertragsarchivs. Nach einer Administratoren-Schulungen ist das Unternehmen heute in der komfortablen Position, das DMS und entsprechende Workflows selbständig an die eigenen Betriebsabläufe anzupassen.