Verbesserte Erfassung mit jeder zusätzlichen Rechnung

Die DocuWare Einführung mitten in der Pandemie war dank der Einfachheit der Lösung problemlos möglich – die Anwender verstanden sofort, wie sie die Software am effektivsten nutzen konnten. Heute übernimmt das DMS die Bearbeitung sämtlicher nicht standardisierter Rechnungen. Die per E-Mail eingehenden Belege werden dazu einfach an DocuWare weitergeleitet, wo anschließend verschiedene Informationen ausgelesen werden, etwa der Lieferantenname, das Rechnungsdatum, der Betrag oder die Zahlungsfrist. Sollte eine Rechnung einmal nicht vollständig erkannt werden, so landet das Dokument in einer Kontrollliste. Von dort aus können fehlende Daten manuell ergänzt werden. Je intensiver Armonea die Lösung nutzt, desto genauer erfolgt die Belegerkennung. So kann DocuWare nach einer gewissen Zeit selbst ungewöhnliche Rechnungsformate automatisch und ohne manuelles Eingreifen erkennen und digital bearbeiten. Nachdem alle Buchungsinformationen ausgelesen sind, erfolgt die Ablage im elektronischen Dokumenten-Pool.

Reibungslose Kommunikation mit Buchhaltungssoftware

Ein großer Pluspunkt der Lösung ist die nahtlose Integration mit dem bei Armonea eingesetzten Buchhaltungssystem Agresso. Nach der Archivierung übergibt DocuWare die ausgelesenen und für das Rechnungswesen relevanten Informationen an Agresso, wo im Anschluss die Buchung vorbereitet wird. Für die Mitarbeiter bedeutet das vor allem eine enorme Zeitersparnis. Weil das System die per E-Mail eingehenden Rechnungen automatisch erkennt, müssen die Anwender lediglich prüfen, ob alles korrekt ausgelesen wurde. Die Buchung aller Belege in Agresso ist anschließend nur noch wenige Mausklicks entfernt.