Mieten was man braucht

So entschied man sich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Für DocuWare sprach neben der Revisionssicherheit vor allem die einfache Handhabung. Ein letztlich entscheidendes Argument war jedoch, DocuWare aus der Cloud beziehen zu können. Man konnte mit der Cloud-basierten Lösung schnell starten und hatte höchste Flexibilität sowie die notwenige Skalierbarkeit, ohne Fixkosten zu erzeugen. Anfang Oktober 2016 wurde das System mit Unterstützung von DocuWare-Experten innerhalb eines Tages gestartet und läuft mit nur kleinen Nachbesserungen einwandfrei. Zusätzliche Hardware musste nicht angeschafft werden, zum Scannen der Belege war das notwendige Equipment bereits vorhanden.

Mehr Geld für das Wachstum

Heute werden die täglich circa 50 bis 100 per Mail oder in Papierform eingehenden Rechnungen sofort im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Ihre Verschlagwortung erfolgt automatisiert und die Indexinformationen werden manuell um alle für die weitere Verarbeitung notwendigen, aber nicht aus der Rechnung automatisch auslesbaren Informationen, ergänzt. Dazu gehören Buchungskonto, Kostenstelle, Leistungszeitraum, aber auch der geplante Zahlungstermin. Anschließend werden sie einem digitalen Workflow übergeben, um die Prüfung innerhalb von 24 Stunden sicherzustellen. Die Rechnungen – gesteuert über Konto und Kostenstelle – erscheinen in der Aufgabenliste der jeweils zuständigen Arbeitsgruppe zur Prüfung. Die Freigabe erfolgt mit dem digitalen Stempel „Geprüft“ und das Dokument wird zur Buchung und Bezahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Bei Änderungen werden die entsprechenden Wünsche über den Workflow der Finanzabteilung mitgeteilt. Nach Anpassung geht der Workflow in eine weitere Runde. Zahlungen werden im Index markiert. Die externe Buchhaltung ist in DocuWare Cloud integriert und bekommt direkt nach der Freigabe die zu buchenden Belege. Finanzchef Claus W. Küster ist mit dieser Lösung sehr zufrieden, da er jetzt jederzeit den Überblick über alle Rechnungen die im Haus sind hat und sofort sieht, ob sie geprüft, gebucht und insbesondere wann sie zu bezahlen sind. Für das Unternehmen ist damit eine Liquiditätsplanung sogar auf Tagesbasis möglich.

Nachprüfbarkeit ist gewährleistet

Durch die revisionssichere Ablage können die gesetzlichen Regelungen jetzt noch besser eingehalten werden. Das Start-up-Unternehmen ist außerdem gegenüber seinen Investoren testatpflichtig. Transparenz und Nachprüfbarkeit sind durch das DMS gewährleistet. Mit wenigen Mausklicks können heute den Wirtschaftsprüfern die notwendigen Dokumente sofort zur Verfügung gestellt werden – ohne lange in Ordnern suchen zu müssen. Auch die Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung des Unternehmens gestaltet sich heute wesentlich einfacher und vor allem sehr zeitnah. Vorher mussten alle Rechnungen ausgedruckt und handschriftlich mit den wichtigsten Anmerkungen versehen werden, bevor sie zur Buchung geschickt wurden. Durch die umfassende Indexierung der Belege kann auch sie heute jederzeit im zentralen Dokumenten-Pool auf alle Informationen zugreifen.