Referenz: Handel / Großhandel

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Beim Online-Händler für Tierfutter sorgt eine Cloud-basierte DMS-Lösung für Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung und garantiert ein effektives Liquiditätsmanagement.

Mehrere Tausend Aufträge sind es heute, die das Münchner Start-up AlphaPet Ventures täglich abwickelt. Durch eine millionenschwere Wachstumsfinanzierung erhielt das zu den führenden Anbietern von Premium-Tiernahrung gehörende Unternehmen die Chance, weiter zu expandieren. 

Die Finanzbuchhaltung des durch den Zusammenschluss zweier Start-ups entstandenen Tierfutterspezialisten war unterschiedlich organisiert. Eingangsrechnungen wurden teils als PDF auf Servern gespeichert, teils in Papierform in Ordnern abgeheftet und wöchentlich in großen Umschlägen zur externen Buchhaltung geschickt. Durch das extreme Wachstum der Unternehmen und noch verstärkt durch ihren Zusammenschluss ist die Papierflut enorm gestiegen, die Speicherung der Rechnungen als PDF erwies sich als nicht effizient. Es war zunehmend schwierig, sehr aufwendig und nur mit zeitlicher Verzögerung möglich, einen Überblick über die Verbindlichkeiten des Unternehmens zu erhalten. Grundlage des Erfolgs war für das junge Unternehmen jedoch, jederzeit einen Überblick über die Liquidität zu haben.

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Controlling
Deployment:
Cloud

Unabhängig von der ROI-Frage hat sich der Einsatz von DocuWare Cloud vom ersten Tag an gelohnt. Neben der hohen Transparenz haben wir an Geschwindigkeit und Sicherheit gewonnen. Das optimierte Cash Management führt dazu, dass wir mehr Geld für Wachstum bereitstellen können, z. B. für Lagerhaltung und Marketing. Außerdem sorgt es für eine gute Beziehung zu den Lieferanten. Wir verstehen uns als Premium-Partner und gewährleisten eine exakte Zahlung.

Claus W. Küster
CFO, AlphaPet Ventures GmbH, München

Mieten was man braucht

So entschied man sich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Für DocuWare sprach neben der Revisionssicherheit vor allem die einfache Handhabung. Ein letztlich entscheidendes Argument war jedoch, DocuWare aus der Cloud beziehen zu können. Man konnte mit der Cloud-basierten Lösung schnell starten und hatte höchste Flexibilität sowie die notwenige Skalierbarkeit, ohne Fixkosten zu erzeugen. Anfang Oktober 2016 wurde das System mit Unterstützung von DocuWare-Experten innerhalb eines Tages gestartet und läuft mit nur kleinen Nachbesserungen einwandfrei. Zusätzliche Hardware musste nicht angeschafft werden, zum Scannen der Belege war das notwendige Equipment bereits vorhanden.

Mehr Geld für das Wachstum

Heute werden die täglich circa 50 bis 100 per Mail oder in Papierform eingehenden Rechnungen sofort im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Ihre Verschlagwortung erfolgt automatisiert und die Indexinformationen werden manuell um alle für die weitere Verarbeitung notwendigen, aber nicht aus der Rechnung automatisch auslesbaren Informationen, ergänzt. Dazu gehören Buchungskonto, Kostenstelle, Leistungszeitraum, aber auch der geplante Zahlungstermin. Anschließend werden sie einem digitalen Workflow übergeben, um die Prüfung innerhalb von 24 Stunden sicherzustellen. Die Rechnungen – gesteuert über Konto und Kostenstelle – erscheinen in der Aufgabenliste der jeweils zuständigen Arbeitsgruppe zur Prüfung. Die Freigabe erfolgt mit dem digitalen Stempel „Geprüft“ und das Dokument wird zur Buchung und Bezahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Bei Änderungen werden die entsprechenden Wünsche über den Workflow der Finanzabteilung mitgeteilt. Nach Anpassung geht der Workflow in eine weitere Runde. Zahlungen werden im Index markiert. Die externe Buchhaltung ist in DocuWare Cloud integriert und bekommt direkt nach der Freigabe die zu buchenden Belege. Finanzchef Claus W. Küster ist mit dieser Lösung sehr zufrieden, da er jetzt jederzeit den Überblick über alle Rechnungen die im Haus sind hat und sofort sieht, ob sie geprüft, gebucht und insbesondere wann sie zu bezahlen sind. Für das Unternehmen ist damit eine Liquiditätsplanung sogar auf Tagesbasis möglich.

Nachprüfbarkeit ist gewährleistet

Durch die revisionssichere Ablage können die gesetzlichen Regelungen jetzt noch besser eingehalten werden. Das Start-up-Unternehmen ist außerdem gegenüber seinen Investoren testatpflichtig. Transparenz und Nachprüfbarkeit sind durch das DMS gewährleistet. Mit wenigen Mausklicks können heute den Wirtschaftsprüfern die notwendigen Dokumente sofort zur Verfügung gestellt werden – ohne lange in Ordnern suchen zu müssen. Auch die Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung des Unternehmens gestaltet sich heute wesentlich einfacher und vor allem sehr zeitnah. Vorher mussten alle Rechnungen ausgedruckt und handschriftlich mit den wichtigsten Anmerkungen versehen werden, bevor sie zur Buchung geschickt wurden. Durch die umfassende Indexierung der Belege kann auch sie heute jederzeit im zentralen Dokumenten-Pool auf alle Informationen zugreifen.

Ohne DocuWare wäre es nicht möglich, unser starkes Wachstum und das riesige Dokumentenaufkommen so gut zu bewältigen.

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