Pandemie offenbarte langsame Abläufe
Ziele der DMS-Einführung in 2021 waren automatisierte Arbeitsprozesse, eine zentrale Ablage sowie deutlich reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten. DocuWare überzeugte, weil es zum einen trotz hoher Benutzerfreundlichkeit alle funktionalen Anforderungen erfüllte und zum anderen aufgrund seiner vollständigen Cloud-Fähigkeit schnell verfügbar war, ohne dass Allcon eigene Serverstrukturen aufbauen musste.
Mehr Effizienz durch individuelle Workflows
Da Allcon mit über 100 Krankenkassen zusammenarbeitet und sich die Abläufe jeweils unterscheiden, startete der DMS-Einsatz zunächst mit Aufträgen einer speziellen Krankenkasse und wurde in den Folgemonaten mit Aufträgen weiterer Krankenkassen sukzessive ausgebaut. Mittlerweile gibt es über 40 individuelle Workflows und rund 50 Anwender:innen arbeiten täglich mit dem System. Eingehende Aufträge, also Bestellungen inklusive Rezepte, werden sofort nach Eingang an DocuWare übergeben. Papierdokumente werden dazu gescannt, Faxe, E-Mails und Bestellungen aus dem Online-Shop digital übernommen. Die erfassten Aufträge erscheinen anschließend in einer zentralen Aufgabenliste, von wo aus sie die Teamleitenden an Berater:innen verteilen. Diese sehen die für sie aktiven Vorgänge, nehmen Kontakt mit den Kunden auf und schließen so die Aufträge ab. Ist ein Teammitglied abwesend, können die betreffenden Vorgänge jederzeit auf andere übertragen werden. Ebenso ermöglicht DocuWare das Setzen von Wiedervorlagen inklusive Rückruf-Erinnerungen. Ist ein Vorgang abgeschlossen, leitet DocuWare ihn automatisch an die Auftragszentrale und das Backoffice weiter, wo Fakturierung und Materialversand koordiniert werden.
Suchzeiten haben sich deutlich reduziert, denn dank digitaler Aufgabenlisten gehen keine Aufträge mehr verloren. Auch doppelte Arbeit gehört der Vergangenheit an. Arbeitsschritte, die früher sequenziell abgearbeitet wurden, werden heute im digitalen Workflow parallel erledigt. Dadurch haben sich nicht nur die Durchlaufzeiten um bis zu 50 Prozent verkürzt – auch der Kundenservice hat sich deutlich verbessert. So konnte Allcon den telefonischen Servicegrad durch die schnelleren Suchzeiten um rund 30 Prozent steigern.
