Schlanke, schnellere Prozesse
Mit DocuWare hat die Papierarchivierung ein Ende, so dass kein weiterer Archivraum benötigt wird, sondern sukzessive das alte Archiv abgebaut werden kann. Doch wichtiger ist die durch das DMS ermöglichte Vereinfachung der Zusammenarbeit in der dezentralen Organisation, etwa bei der Kontrolle der Eingangsrechnungen, die häufig per E-Mail hereinkommen. Mit DocuWare werden die Dokumente in ein Rechnungseingangsfach geleitet, verifiziert und mit einem Stempel „ok to pay“ versehen. Anschließend erfolgt – entsprechend dem Vier-Augen-Prinzip – eine Prüfung, nach der die Rechnung zur Zahlung ins Eingangsfach der Buchhaltung verschoben wird. Dort wird sie nach Kontierung und Zahlung definitiv indexiert und abgelegt – ein klar strukturierter, sicherer Prozess.
Ein entscheidender Vorteil für das dezentral arbeitende Unternehmen besteht darin, dass jetzt alle Standorte jederzeit auf die zentral im Dokumenten-Pool abgelegten Unterlagen zugreifen können. Die Suchzeiten haben sich erheblich reduziert und das vorher häufige Versenden per Fax oder E-Mail zwischen den Standorten hat sich erübrigt, wodurch die Prozesse schneller und einfacher ablaufen. Die Buchhalterin schätzt die revisionssichere Archivierung der Belege. Alle 12 Mitarbeiter*innen haben sich aufgrund der hohen Benutzerfreundlichkeit schnell in das DMS eingearbeitet.
Großer Sprung nach vorne durch Corona
DocuWare hat den Schweizern einen reibungslosen Betrieb auch in der Zeit des Lockdowns ermöglicht. Anfangs wollte man nur ein elektronisches Archiv, analog dem physischen. Doch die kurz nach der DMS-Einführung beginnende Corona-Krise hat dazu beigetragen, dass das Unternehmen dank kompetenter Unterstützung durch den DocuWare-Partner innerhalb kurzer Zeit einen großen Sprung in Richtung automatisierter Abläufe und des papierlosen Arbeitens machen konnte.
